Automatische PDF/A Archivierung und digitale Signatur bei den ZFV‑Unternehmungen

Ausgangslage

Die 17 bei den ZFV‑Unternehmungen angeschlossenen Sorell Hotels Switzerland versenden täglich Angebote und übermitteln ihre Tagesabschlüsse in gedruckter und unterzeichneter Form an den Hauptsitz. Der Papier­aufwand, die Porto- sowie Tonerkosten waren immens. Der Tagesabschluss alleine umfasste 15 Berichte zu sechs Seiten für jedes einzelne Hotel. Hinzu kamen pro Hotel und Tag nochmals rund 20 bis 25 Angebote, welche auf dem Postweg versandt wurden.

Die ZFV‑Unternehmungen wollten diesen Aufwand minimieren, die Papierflut soweit wie möglich reduzieren und die Unterschriftenabwicklung sowie die Archivierung vereinfachen. Dazu benötigte das Unternehmen eine Lösung, welche schnell und zuverlässig funktionierte und möglichst einfach in der Handhabung war. Abklärungen ergaben, dass der 3-Heights® Document Converter als einziges Produkt alle Bedürfnisse der ZFV‑Unternehmungen lösen kann.

Kundennutzen

Mit der neuen Lösung werden Angebote aus einem Drittsystem über E‑Mail an den 3-Heights® Document Converter übermittelt. Die Angebote werden in das Langzeitarchivformat PDF/A umgewandelt und mit einem elektronischen Zertifikat von SwissSign signiert. Anschliessend können die PDF Dokumente bequem an den jeweiligen Kunden weitergeleitet werden. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Angebote von jedem PDF Reader gelesen werden können.

Die Tagesabschlüsse werden rechtsgültig digital signiert und in elektronischer Form an den Hauptsitz der ZFV‑Unternehmungen weitergeleitet. Zusätzlich wird der gesamte Inventurprozess elektronisch abgewickelt. Die über 150 Betriebe, die an den Hauptsitz rapportieren, übermitteln auch ihr Inventar auf dem elektronischen Weg. Die Signatur dient dabei zur Kontrolle und die Umwandlung in das PDF/A Format garantiert eine sichere und ISO-konforme Langzeitarchivierung.

Bei den Mitarbeitenden im Hauptsitz ist eine grosse Erleichterung zu spüren. Jeder ist in der Lage mit den geforderten Benutzerrechten unkompliziert Einsicht in die für ihn relevanten Dokumente zu erhalten und es gibt wieder Platz in den Archivräumen. Durch die einfache Handhabung und Abwicklung reduziert sich der Aufwand für die ZFV-Unternehmungen und ihre Betriebe monatlich um rund 300 Arbeitsstunden.

Umsetzung

Der 3-Heights® Document Converter arbeitet als selbständiger Agent im Netz, wo er die zuvor festgelegten Verzeichnisse (Watched Folder) überwacht, Dokumente abarbeitet und sie an die richtigen Stellen verteilt. Die Dienste werden dabei mittels Monitor Tools überwacht. Da die Funktionalitäten von MS Windows gegeben sind, konnte die Bedienungsanleitung für die Endbenutzer ohne grossen Aufwand erstellt werden.