Automatisierte E-Mail-Archivierung in Energieversorger-Lösung LIMA von rhenag
Die Systemlösung LIMA bietet eine Reihe aufeinander abgestimmter Module zur Abwicklung aller Geschäftsprozesse in der modernen Energieversorgung. Dazu benötigte das Unternehmen eine geeignete Software, die alle E-Mails inklusive deren Anhänge in unterschiedlichen Formaten in das PDF/A Format konvertiert.
Ausgangslage
Die Systemlösung LIMA bietet eine Reihe aufeinander abgestimmter Module zur Abwicklung aller Geschäftsprozesse in der modernen Energieversorgung. Darunter fällt auch eine umfassende Archivlösung. Zur Vervollständigung des Kundenarchives implementierte rhenag eine automatisierte E-Mail-Archivierung. Dazu benötigte das Unternehmen eine geeignete Software, die alle relevanten ein- und ausgehenden E-Mails inklusive deren Anhänge in unterschiedlichsten Formaten ohne Medienbrüche in das PDF/A Format konvertiert. Neben der Zusicherung, dass auch zukünftige, weiter entwickelte Eingangsformate automatisiert konvertiert werden können, ist für rhenag ein optimales Kosten-/Nutzenverhältnis von entscheidender Bedeutung.
Kundennutzen
In der Vergangenheit wurden E-Mails der regionalen und kommunalen Versorgungsunternehmen in der Bundesrepublik Deutschland ausgedruckt, danach gescannt und verschlagwortet und abschliessend in das Archiv überführt. Dieser gesamte Prozess ist durch eine Individuallösung mit dem darin eingebundenem 3-Heights® Document Converter abgelöst worden. Die automatisierte E-Mail-Archivierung wird in der gesamten E-Mail-Korrespondenz der rhenag-Kunden eingesetzt. Sie ersetzt in zunehmendem Masse den herkömmlichen Schriftwechsel. Die Berater in den Versorgungsunternehmen profitieren von einer erheblichen Effizienzsteigerung und einem zeitnahen, kostengünstigen Zugriff auf die Kundendaten. Die Erwartungen von rhenag an die Produkte und Dienstleistungen sind vollumfänglich erfüllt worden. Die hohe Kundenzufriedenheit mit der erweiterten Archivlösung trägt dazu bei, dass die Softwarelösung LIMA noch positiver bewertet wird.
Umsetzung
Nach einer eingehenden Marktanalyse und umfangreichen Tests von Produkten verschiedenster Hersteller fiel der Entscheid auf den 3-Heights® Document Converter. Die Entwicklung beinhaltet auch eine entsprechende Verschlagwortung im Archiv. Der 3-Heights® Document Converter stellt die nach PDF/A konvertierten ein- und ausgehenden E-Mails in gesonderten Verzeichnisstrukturen zur Verfügung. Aus diesen Verzeichnissen wird der Transport der Dokumente in das Archiv mittels einer durch rhenag entwickelten Softwarelösung durchgeführt.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von Rheinische Energie AG
Die rhenag ist ein überregionales Energieversorgungsunternehmen und Beteiligungsmanager von kommunalen Energieversorgern. In diesem expandierenden Dienstleistungsgeschäft berät rhenag regionale und kommunale Versorgungsunternehmen bundesweit in allen betriebswirtschaftlichen und technischen Fragen. Mit ihrer Softwarelösung LIMA bietet das Unternehmen diesen Energieversorgern ein vollumfassendes Lösungskonzept einschliesslich der Bereitstellung eines leistungsfähigen Rechenzentrums. Damit wird eine optimale Synthese zwischen Beratung und IT-Lösung gewährleistet.