Swiss Life archiviert Dokumente aus Microsoft SharePoint im PDF/A Format

Ausgangslage

Im Bereich Kollektivversicherung werden unterschiedlichste Microsoft Office Dokumente aus laufenden Geschäftsprozessen in der Angebotserstellung und Bestandsführung von Kollektivverträgen in Microsoft SharePoint verwaltet. Bisher wurden diese Dokumente im TIFF-Format archiviert. Sie stammen aus unterschiedlichen Geschäftsfällen wie Angebotswesen, Underwriting, Leistungsfälle sowie Kundengeschäftsfälle, welche von den Kunden selber durchgeführt werden können, wie beispielsweise Eintritt, Austritt, Lohnänderung, Personenmutationen, Jahresaktualisierung usw. 

Swiss Life beabsichtigte mit der Umstellung auf eine PDF/A konforme Archivierung direkt aus Microsoft SharePoint heraus, die Dokumente durchsuchen zu können und - mit digitaler Signatur und Zeitstempel - Compliance Vorgaben zu erfüllen. Dies soll erreicht werden, indem die Microsoft Office Dokumente zukünftig bei Abschluss des Geschäftsfalles direkt in das PDF/A Format konvertiert und mit Metadaten, digitaler Signatur und Zeitstempel versehen dem Archiv zugeführt werden.

Kundennutzen

Mit der Archivierung der Dokumente aus Microsoft SharePoint im PDF/A Format steuern die internen Sachbearbeiter den Archivierungsprozess direkt aus SharePoint und können auf die archivierten Dokumente über die Standard Benutzeroberfläche zugreifen. Der Benutzerkreis wird in einem weiteren Schritt auf alle Kunden erweitert, die auf ihre Geschäftsfälle einen direkten Zugriff benötigen. Parallel zur Archivierung in SharePoint wird die Langzeitarchivierung in ein autonomes und robustes Zweitarchiv gespiegelt, was den langfristigen Zugriff sicherstellt. Jährlich werden auf diese Weise rund 1.5 Mio. Dokumente dem digitalen Archiv zugeführt.

Da die archivierten Dokumente alle über eine digitale Signatur und einen Zeitstempel verfügen, werden auch wichtige Compliance Vorgaben erfüllt. Beispielsweise muss die Nachweisbarkeit von eingehenden und ausgehenden Dokumenten zum jeweiligen Zeitpunkt und deren Unveränderbarkeit über die Zeit erbracht werden können. Auch dürfen Dokumente nur nach dem „need to know“ Prinzip eingesehen werden, d.h. es dürfen nur so viele Dokumente eingesehen werden, wie es für den jeweiligen Nutzer unbedingt notwendig ist. Zugriffe (lesen und schreiben) auf das Archiv müssen aufgezeichnet (logging) und nach Ablauf der Aufbewahrungszeit wieder gelöscht werden.

Umsetzung

Bei der Archivierung aus Microsoft SharePoint werden PDF Dateiformate und zukünftig auch PowerPoint, Word, Excel und E-Mail-Formate mit dem 3-Heights® Document Converter Service in das Langzeitarchivformat PDF/A umgewandelt und mit Metadaten, digitaler Signatur und einem Zeitstempel versehen in der Archivdatenbank abgelegt. Zusätzlich wird das PDF/A-Dokument auch in SharePoint hinterlegt.