Geschäftsprozesse

PDF hat sich als Format in den Unternehmensprozessen in den vergangenen 15 Jahren fest verankert. In allen Unternehmensprozessen kann die Nutzung von PDF zu erheblichen Einsparungen beitragen, indem Arbeitsabläufe vereinfacht und Kosten dank Vereinheitlichungen reduziert werden. Wir zeigen Ihnen auf, wo und wie PDF und PDF/A in den Unternehmensprozessen zum Einsatz kommen. Als Basis dazu dient uns das ECM-Modell von AIIM.

  • Posteingang (Capture)
  • Erstellung und Bearbeitung (Manage)
  • Postausgang (Deliver)
  • Archivierung (Preserve)

Posteingang

Die Digitalisierung hat die Posteingangsprozesse dramatisch verändert. Trotz einer Vervielfachung der möglichen Formen und Formate in der «Eingangspost» konnten die Bearbeitungs- und Antwortzeiten erheblich reduziert werden. Viele Unternehmen setzten dabei bis anhin auf das TIFF-Format. Gegenüber PDF und PDF/A hat dieses aber erhebliche Nachteile. So können bei den PDF-Formaten Metadaten (Schlagworte, Indizes), die im Dokument enthaltenen Texte uvm. direkt im Dokument als eine Einheit gespeichert werden. Und auch für die zunehmende E‑Mail Flut gibt es Lösungen. So können wir heute eine E‑Mail mitsamt Anhängen in ein einziges PDF (oder zur Not auch TIFF) umwandeln, so dass im Unternehmen sämtliche Dokumente in einem einheitlichen Format weiter verarbeitet werden können.

Szenarien Prozess Posteingang

  • Digitalisierung der Eingangspost, zwecks einheitlicher elektronischer Weiterverarbeitung in den Unternehmensprozessen/Workflows
  • Prüfung der Eingangspost, z. B. bezüglich Einhaltung von Format-Konformität, Richtlinien gegenüber Lieferanten etc.
  • Direkte Archivierung der Eingangspost im «Originalzustand», beispielsweise aus rechtlichen Gründen

Rolle von PDF und PDF/A

  • Nutzung von PDF oder PDF/A als Einheitsformat – alle dokumentbezogenen Informationen werden im PDF gespeichert
  • Umwandlung von gescannten Dokumenten nach PDF
  • Umwandlung von digitalen Dokumenten (MS Office etc.) nach PDF
  • Umwandlung von E‑Mails mit Anhängen nach PDF (oder TIFF)
  • Speicherung von Schlagworten, Indizes, Verarbeitungsvermerken u. ä. direkt im PDF, evtl. direkt aus dem Dokument extrahiert
  • Möglichkeit zur Volltextsuche, dank Einbettung der Dokumenttexte ins PDF, bei analogen Quellen nach OCR-Prozess
  • Aufbringen von digitalen Signaturen auf das PDF-Dokument, zwecks Nachweis bezüglich Integrität, Authentizität des Dokumentes und Zeitpunkt der Aufbringung der Signatur

Produkte für den Posteingang

3-Heights® Document Converter – Office, Bilder, E‑Mails in PDF umwandeln

3-Heights® Image to PDF Converter – Bilder nach PDF konvertieren

3-Heights® PDF to PDF/A Converter – PDF zu PDF/A umwandeln

3-Heights® Validator – PDF validieren (PDF-Version, PDF/A)

3-Heights® OCR Enterprise Add-On – PDF im Volltext durchsuchbar machen

3-Heights® PDF Extract – Text und Bilder extrahieren, Infos abfragen

* Zum Schutz der Geschäftsgeheimnisse und der Privatsphäre unserer Kunden werden gewisse Beispiele anonymisiert wiedergegeben.