Murphys Gesetz – von Capturing bis Archiving

Fünf Jahre nachdem Sie einen Vertrag abgeschlossen haben, gibt es mit Ihrem Partner Unstimmigkeiten in den Abrechnungen und Sie sind gezwungen, das Geschehene nachzuvollziehen und zu dokumentieren. Die Abrechnungen der letzten fünf Jahre hat die Buchhaltung verarbeitet und gespeichert. Zusatzvereinbarungen und Spezialfälle hat der verantwortliche Partnermanager in E-Mails festgehalten – dieser hat den Betrieb jedoch vor Monaten verlassen. Die Prototypen mit den entsprechenden Abnahmeprotokollen liegen in der Produktion, genauso wie die Prüfprotokolle und Lieferscheine. Angebote und Bestellungen wurden im Vertrieb bearbeitet. Wie gut sind sie auf einen solchen Fall vorbereitet?

Trotz „Digital Transformation“, „Industrie 4.0“ und was sonst an Schlagwörtern aktuell durch die Prozess-Zone der Unternehmen geistert: Das Papier ist immer noch präsent. Die Kommunikation und der Dokumentenaustausch wandeln zunehmend auf dem elektronischen Pfad und die sichtbaren Grenzen verschwinden. Es müssen Informationen aus verschiedenen Quellen gesammelt, qualifiziert, verarbeitet und abgelegt werden. Daher sind klar definierte und effiziente Dokumentenprozesse für alle Unternehmensbereiche immer wichtiger. Das ideale Rezept für ein digitales Archiv existiert nicht; es gibt viele. Die Ausgangslagen in den Unternehmen, branchenspezifische Vorschriften, Zertifizierungen wie ISO, die Machbarkeit (technisch und monetär) und weitere Punkte sind zu beachten.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass zentrale Dienste, wie ein Scan Server oder ein unternehmensweiter Document Converter, Prozesse beschleunigen und vereinfachen. Durch die Automatisierung lassen sich Fehlerquellen minimieren, die Dokumentenqualität anheben und somit auch Zeit und Kosten sparen.

Zentraler Scan-Server

Ein zentraler Scan-Server ist ein Dienst, der in einer Unternehmung dezentral gescannte Dateien und dazugehörende Indexdaten in das standardisierte Dateiformat PDF/A umwandelt. Er übernimmt alle Aufgaben, die von den Scan-Stationen an ihn delegiert werden können. Verarbeitungsschritte, die keine Benutzerinteraktion erfordern oder die Effizienz der lokalen Scan-Stationen mit leistungsintensiven Funktionen wie OCR und Kompression belasten, sind dafür besonders geeignet.

Ein durchdachter Scanning-Prozess sorgt bereits beim Posteingang für die „Digitalisierung“ und lässt den Dokumentenprozess papierfrei weiter fliessen. In den Abläufen werden Dokumente in Papierform gescannt, klassifiziert und komprimiert. Die Text- und Barcode-Erkennung, inklusive der Metadatenanreicherung und der Anbringung einer digitalen Signatur gewährleistet den Erhalt der Beweiskraft und die Durchsuchbarkeit. Typische Einsatzbereiche eines Scan Servers sind:

• Papier Capture: elektronische Archivierung von Papier-Dokumenten

• Faksimile Capture: elektronische Archivierung des gesamten FAX-Verkehrs

• Archiv Migration: Migration von Papier-Archiven in ein elektronisches Archiv

• Web/Mobile Capture: Nutzung des zentralen Dienstes in Client / Server- Anwendungen über einen Webdienst.

• Enterprise-Application-Integration: Nutzung des zentralen Dienstes für die PDF/A Dokumentenerzeugung über eine Programmierschnittstelle (API) aus Fachapplikationen heraus.

Zentrale Konvertierung

Zusätzlich fallen in einem Unternehmen so genannte digital-born Dokumente in einer breiten Palette von Dateiformaten an. Ob Office Dokumente, E-Mails inkl. Attachments, HTML-Webseiten, CAD-Zeichnungen usw. fliessen ebenfalls in Firmenprozesse mit ein. Hinzu kommt, dass eingehende Dokumente von externen Quellen validiert, repariert, optimiert und konserviert werden sollen. Damit stellt man die Qualität und einen einheitlichen Standard im eigenen Archiv sicher.

Ein Dokument Converter Dienst unterstützt das Anlegen aller eingehenden und ausgehenden Dokumente als PDF/A-Datei für die Aufbewahrung von Informationen zu den Geschäftsprozessen. Dazu kann auch die Archivierung des E-Mail-Verkehrs inklusive der Anhänge zwischen dem Unternehmen und seinen Geschäftspartnern gehören. Die PDF(/A)-Erzeugung aus den Fachapplikationen über einen Webdienst oder eine Programmierschnittstelle (API) kann als zusätzliche Möglichkeit effizient genutzt werden. Mit dem Dokument Converter können auch Archive migriert werden, die mit einem nicht mehr üblichen oder proprietären Format erstellt wurden. Bei beiden zentralen Serverdiensten sind folgende technische Aspekte wichtig:

Hohe Qualität, insbesondere Konformität mit ISO-Standards und Abbildungstreue bei der Umwandlung der Dokumente, robuster und interventionsarmer Betrieb, hoher Durchsatz, Skalierbarkeit der Leistung, Schnittstellen für die Anwendungsintegration und Erweiterbarkeit für Dateiformate und Zusatzfunktionen.

Archiv mit Format

Bei der Konzeption von Archivlösungen ist zu berücksichtigen, dass die eingesetzten Systeme aufgrund des rasanten technologischen Fortschritts „veralten“ und ersetzt werden. Die Inhalte der archivierten Dokumente hingegen bleiben relevant und müssen deswegen vollumfänglich und unverändert in die neuen Systeme migriert werden können. Wegbereiter für eine verlustfreie Migration ist ein stabiler, den Lebenszyklus der Systeme überdauerndes Dokumentenformat. PDF/A hat sich im Markt seit Jahren als standardisiertes Dateiformat für Langzeitarchive erfolgreich etabliert.

Eine zentrale PDF/A-Konversionslösung für gescannte als auch für digital erzeugte Dokumente lohnt sich, um die Qualität der Umwandlung und die Validierung sicherzustellen. Bei diesem Vorgehen spart man sich auch aufwändige Rollouts auf Arbeitsstationen und kann das Ganze zentral verwalten und pflegen. Intelligente Dokumentenformate, wie der ISO-Standard für PDF/A, vereinfachen die Gewährleistung der Revisionssicherheit im Unternehmen signifikant.

Mit Brief und Siegel

Die elektronische Signatur spielt bei der Archivierung eine bedeutende Rolle. Sie dient dem Integritätsschutz, d. h. der Nachvollziehbarkeit von Veränderungen, wie Manipulationen, an Dokumenten. Damit erhöht sich der Beweiswert eines Dokumentes in juristischen Verfahren. Die digitale Signatur stellt auch die Authentizität sicher und ermöglicht damit die Identifizierung von natürlichen oder juristischen Personen. Die elektronische Signatur ist zudem, unter Einhaltung gesetzlicher Formvorschriften, ein gültiger Ersatz für die handschriftliche Unterschrift. Weder die elektronische Signatur noch ein Dokumentenformat verhindern, dass digitale Dokumente durch die Anwendung von entsprechenden technischen Mitteln optisch oder inhaltlich verändert werden können. Durch den Einsatz einer digitalen Signatur können jedoch Veränderungen jederzeit erkannt und nachvollzogen werden.

Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu haben ist für jedes Unternehmen eine Herausforderung und ein Wettbewerbsfaktor. Das Scannen und „Capturen“ von Dokumenten alleine reicht jedoch nicht aus, für Rechtsicherheit und ein brauchbares digitales Langzeitarchiv. Der sorgfältige Umgang mit geschäftsrelevanten Informationen benötigt eine seriöse Vorbereitung, um eine optimale Balance zwischen Kosten und Risiken zu erreichen. Unter anderem können zentrale Scan-Server und Document Converter den Dokumentenprozess unterstützen. Mit den entsprechenden Regeln, Prozessen, Strukturen und Hilfsmitteln ist das Erstellen eines fallspezifischen Dossiers aus dem digitalen Langzeitarchiv keine Zauberei und Murphy darf sich woanders ausleben.