Ist die Dokumentenverarbeitung der blinde Fleck Ihrer Datenhoheit?

Für Unternehmen in regulierten Branchen ist das potenzielle Risiko einer Datenpreisgabe über diese Kanäle selten offensichtlich. Es verbirgt sich in Workflows außerhalb des zentralen Compliance-Bereichs, wobei Dokumentenkonvertierung, OCR und ähnliche Prozesse häufig Infrastrukturgrenzen überschreiten. Mit einer souveränen Cloud-Infrastruktur schließen viele Unternehmen diese Lücke.Sie gewährt Zugang zu modernen, skalierbaren Cloud-Funktionen und gewährleistet gleichzeitig strenge Garantien hinsichtlich des Speicherorts der Daten, der Zugriffsberechtigten und der geltenden Rechtsordnung.

Unter die Gesetze wie vieler Länder fallen Ihre Daten?

Fragen wie diese sind ein entscheidender Faktor dafür, dass Unternehmen der Datenhoheit Priorität einräumen. Beispielsweise kann ein in den USA ansässiger Anbieter gemäß dem US-amerikanischen Cloud Act gezwungen werden, Daten an Strafverfolgungsbehörden weiterzugeben, unabhängig davon, ob die Daten physisch in den USA gespeichert sind oder nicht.

Was passiert, wenn das Unternehmen, das diesen Cloud-Anbieter nutzt, nicht in den USA ansässig ist und widersprüchlichen Gesetzen unterliegt, was die Verwendung seiner Daten und deren Weitergabe betrifft? Wenn Daten aufgrund einer multinationalen Infrastruktur mehreren Rechtsordnungen unterliegen, gibt es keine Datenhoheit. Und wenn einige Anbieter in Dutzenden von Ländern tätig sind, kann die Frage, wer wann zuständig ist, gelinde gesagt, kompliziert werden.

Im Gegensatz dazu hält eine souveräne Cloud alle Daten unter einer bestimmten Gerichtsbarkeit, wie Deutschland, den Vereinigten Staaten oder China. Und alle Daten bedeutet alle Daten – Rechenleistung, Backups, Metadaten, API-Protokolle, Abrechnungsdaten, gespeicherte Daten und Archive usw. – egal, ob sie gespeichert, in Transit oder in Bearbeitung sind. Bei echter Datenhoheit wird die Cloud-Infrastruktur zudem durchgehend von Teams innerhalb derselben Gerichtsbarkeit verwaltet. Von Support-Tickets bis hin zu Sicherheitsproblemen – alles wird von einem Team erledigt, das denselben Gesetzen unterliegt, denen auch Ihre Daten unterliegen.

Neben dem Datenstandort und der gerichtlichen Kontrolle ist die Nachprüfbarkeit das dritte Unterscheidungsmerkmal zwischen einer souveränen Cloud-Infrastruktur und einer Standard-Cloud-Infrastruktur. Jeder Teil der Infrastruktur und ihrer Prozesse, von Unterauftragsverarbeitern über Hardware bis hin zum Datenzugriffsmanagement, sollte dokumentiert werden und von autorisierten Parteien überprüft und verifiziert werden können.

All diese Aspekte gelten sowohl allgemein als auch für spezifische Datenprozesse. Unternehmen bewerten Datensouveränität oft auf Infrastrukturebene – wo Daten gespeichert werden und welche Gesetze für sie gelten. Dabei übersehen sie häufig einzelne Workflows, die zu einer Gefährdung der Zuständigkeit führen können.

Die Dokumentenverarbeitung ist für diese Art von Datenlecks besonders anfällig: Jeder Konvertierungs-, Normalisierungs-, OCR- und Archivierungsschritt erzeugt eine Datenspur, die Transformationsprotokolle, Zwischenzustände von Dateien, Metadaten und andere Datentypen umfasst. Und alle diese Daten unterliegen denselben Residenzanforderungen wie das Quelldokument. Wenn irgendein Teil dieses Prozesses eine Infrastruktur außerhalb der definierten Gerichtsbarkeit einbezieht, ist das Versprechen der Datenhoheit eine Illusion.

Wo die souveräne Cloud die Compliance-Abwägung verändert

Für Unternehmen in stark regulierten Branchen sind diese Unterschiede nicht theoretischer Natur – sie stehen in direktem Zusammenhang mit dem Risiko von Audits und der Betriebskontinuität. Sie sind zudem notwendig, um Regulierungsbehörden die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen, die nach immer spezifischeren Regeln darüber arbeiten, wo Daten verarbeitet werden (nicht nur, wo sie gespeichert werden).

Die drei Bereiche, in denen die souveräne Cloud-Infrastruktur die Compliance-Kalkulation am dramatischsten verändert, sind:

1. Kontrolle über die Rechtshoheit

2. Regulatorische Positionierung

3. Die Betriebskosten für die Einhaltung der Vorschriften
   
   

Alle Daten unter einer einzigen Gerichtsbarkeit

Wir haben dies bereits angesprochen, aber es lohnt sich, es zu wiederholen, insbesondere für Unternehmen, die in irgendeiner Form mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten. Geopolitischer Druck und Risiken machen Probleme in der Lieferkette zu einem ernsthaften Anliegen, wenn Daten potenziell ausländischen Geheimdienstgesetzen unterliegen. Je nach Anbieter können Sie den Zugriff auf die Infrastruktur möglicherweise sogar auf Mitarbeiter mit einer bestimmten Staatsangehörigkeit und Sicherheitsfreigabe beschränken.

Wenn Sie sich in einem Land mit strengen Datenresidenzgesetzen befinden, ist eine souveräne Cloud-Infrastruktur wahrscheinlich eine Ihrer wenigen Alternativen zur On-Prem-Bereitstellung. In den DACH-Ländern beispielsweise verhinderten Datenresidenzanforderungen die cloudbasierte Dokumentenverarbeitung, was bedeutete, dass Unternehmen On-Prem-Tools nutzen mussten, um die Vorschriften einzuhalten. Eine souveräne Cloud-Infrastruktur schafft eine weitere Option, die es Unternehmen ermöglicht, ihren Workflow zu modernisieren, ohne rechtliche und Sicherheitsrisiken einzugehen.

Dem zunehmenden regulatorischen Druck einen Schritt voraus sein

Im Allgemeinen sind die Vorschriften rund um Daten (und insbesondere die Datenresidenz) immer strenger geworden, und dieser Trend scheint sich fortzusetzen. Eine souveräne Cloud-Infrastruktur bietet Unternehmen in stark regulierten Branchen eine Möglichkeit, die Vorteile moderner Infrastruktur zu nutzen, ohne neue Compliance-Risiken einzugehen und dabei den regulatorischen Anforderungen immer einen Schritt voraus zu sein.

Da die Vorschriften rund um Datenspeicherung und -zugriff immer strenger werden, wird dieses Thema für Unternehmen, die die Vorschriften einhalten und das Vertrauen ihrer Kunden bewahren wollen, nur noch dringlicher werden. Das bestehende Framework des EU-Datenschutzes legt bereits klar fest, dass Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten umgehen, nachweisen müssen, dass sie strenge Anforderungen an Speicherort und Verarbeitung erfüllen. Wenn Ihr Unternehmen in der EU ansässig ist und Sie eine Infrastruktur nutzen, die unter die Rechtshoheit eines Nicht-EU-Landes fällt, setzen Sie sich potenziell rechtlichen Risiken und den damit verbundenen Geldstrafen aus.

Vereinfachte Compliance-Situation, die über „bloße“ Compliance hinausgeht

Wenn Ihr Unternehmen eine Infrastruktur benötigt, die von Natur aus mit der DSGVO, nationalen Sicherheitsanforderungen oder Branchenvorschriften im Einklang steht, vereinfacht eine souveräne Cloud-Infrastruktur die Compliance erheblich. Damit sind diese Vorgaben in die Infrastruktur selbst eingebettet – es ist kein zusätzlicher Verwaltungs-, Konfigurations- oder Anpassungsaufwand erforderlich, um die grundlegenden Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Gleichzeitig geht eine souveräne Cloud-Infrastruktur über die bloße Erfüllung der Compliance-Anforderungen hinaus und bietet folgende Vorteile:

• Geringere Latenz: Da die Rechenzentren näher an den Nutzern liegen, reduziert eine souveräne Cloud-Infrastruktur oft die Latenz und verbessert die Zuverlässigkeit, während sie gleichzeitig mehr Kontrolle über den gesamten Tech-Stack bietet.

• Stärkeres Kundenvertrauen: Kunden werden sich zunehmend der Themen digitale Sicherheit und Datenschutz bewusst. Eine Studie aus dem Jahr 2024 zeigte, dass 77 % der Befragten Bedenken hinsichtlich des Datenumgangs hatten und 82 % der Befragten Marken bevorzugten, die ihre Datenpraktiken klar kommunizierten. Kunden genau mitteilen zu können, wo ihre Daten gespeichert sind, und ihnen zu versichern, dass diese das Land niemals verlassen, kann ein wertvolles Alleinstellungsmerkmal sein.

• Betriebsresilienz: Wenn ein globaler Anbieter ausfällt, bedeutet eine souveräne Infrastruktur, dass Ihr Betrieb nicht von Ausfällen außerhalb Ihrer Gerichtsbarkeit beeinträchtigt wird. Sie sind nicht auf den Zeitplan für die Störungsbehebung eines Hyperscalers für Systeme auf der anderen Seite der Welt angewiesen, die nichts mit Ihrer eigenen Umgebung zu tun haben.

Sehen Sie es in Aktion: Conversion Service auf der IONOS Cloud

Unser Conversion Service ist so konzipiert, dass er überall dort läuft, wo Ihre Compliance-Anforderungen es erfordern – vor Ort, in der Cloud oder in einer Hybrid-Bereitstellung. In den stark regulierten Ländern und Branchen, in denen unsere Kunden tätig sind, waren sie bisher gezwungen, sich zwischen den Compliance-Vorteilen einer On-Prem-Bereitstellung und der operativen Flexibilität der Cloud zu entscheiden. Jetzt haben wir eine neue Option, die diese Entscheidung überflüssig macht. Für Unternehmen, die eine souveräne Cloud-Bereitstellung benötigen, sind wir eine Partnerschaft mit IONOS eingegangen, einem führenden deutschen Anbieter von souveräner Cloud-Infrastruktur, um unseren Kunden die Möglichkeit zu geben, unseren Conversion Service in der souveränen Cloud bereitzustellen.

Bei der Datenhoheit geht es nicht nur darum, wo Dokumente gespeichert werden, sondern auch darum, dass die gesamte Dokumentenverarbeitungskette innerhalb derselben Rechtsordnung stattfindet. Dieses Maß an Kontrolle macht die Dokumentenverarbeitungskette zudem überprüfbar, wobei jeder Transformationsschritt und jede Zwischenausgabe nachvollziehbar und an die jeweilige Rechtsordnung gebunden ist. Wir gewährleisten diese Überprüfbarkeit durch die Kombination deterministischer Verarbeitung mit einem dokumentierten Transformationsverlauf.

Dank dieser Partnerschaft können Kunden auf eine On-Prem-Bereitstellung verzichten und erhalten Zugang zu skalierbarer Dokumentkonvertierung mit einer vorkonfigurierten Umgebung in sicheren europäischen Rechenzentren. Die IONOS-Dienste werden vollständig in Deutschland gehostet und gewährleisten vollständige Datenresidenz. Sie wurden von Grund auf so konzipiert, dass sie DSGVO-konform sind und nach ISO 27001/BSI C5 zertifiziert sind.

Der komplette Neuaufbau Ihrer Infrastruktur mit Fokus auf Datenhoheit kann ein gewaltiges Projekt sein. Indem Sie mit einem Bereich beginnen, der besonders anfällig für Sicherheitslücken ist – der Dokumentenverarbeitung –, kann Ihr Unternehmen moderne Workflows einführen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Daten und Ihre Infrastruktur innerhalb der vertrauenswürdigen europäischen Rechtsordnung bleiben. Wenn Sie bereit sind, der Datenhoheit in Ihren Dokumentenkonvertierungs-Workflows Priorität einzuräumen, erfahren Sie hier mehr.