Archivage inaltérable des factures fournisseurs chez KIBAG Dienstleistungen AG

Exigences de l'application

Depuis 2014, la société KIBAG Dienstleistungen AG scannait les factures fournisseurs directement dans ABACUS. Les factures étaient numérisées de manière échelonnée et étaient également archivées dans un dossier papier. Cela nécessitait de l’espace d’archivage et des ressources en main-d’œuvre. Le nouveau projet « Paperless » avait donc pour but de remédier à ces problèmes et de permettre l’archivage inaltérable des factures fournisseurs. Afin d’atteindre cet objectif, il fallait dans un premier temps séparer les factures individuelles au sein d’un document PDF et ensuite signer individuellement les fichiers PDF séparés (factures). PDF Tools AG a su satisfaire à cette exigence en collaboration avec son partenaire QuoVadis Trustlink Suisse SA. Grâce à leur solution, environ 120 000 documents sont désormais archivés automatiquement par voie électronique chaque année, et l’archivage papier manuel a pu être complètement abandonné.

Avantages pour le client

Grâce au service de signature et de validation et à l’intégration du 3-Heights® Scan to PDF Server, la société KIBAG a complètement remplacé le traitement manuel des documents par un archivage électronique inaltérable. Le processus peut ainsi être mieux contrôlé et il est plus efficace. En automatisant le processus, les efforts manuels ont pu être considérablement réduits, de sorte que la société dispose à présent de davantage de capacités pour gérer d’autres tâches urgentes.

Réalisation

Ce projet, lancé en octobre 2015, a été achevé dès le mois de novembre de la même année. L’intégration dans un délai aussi court a été possible car le service de signature et de validation QuoVadis est un service Web facile à implémenter. La phase de test qui s’en est suivie a également été de courte durée et s’est passée sans encombre. L’organe de révision de KIBAG a ensuite validé et accepté la solution sans restriction.

Pour pouvoir utiliser le service de signature et de validation, le défi technique consistait dans le cas de KIBAG à signer les documents avant de les importer dans Abacus. Pour ce faire, on a utilisé le 3-Heights® Scan to PDF Server de PDF Tools AG, qui sépare les documents après le processus de numérisation et les dépose dans un dossier Input QuoVadis. Les documents PDF individuels sont ensuite signés par le service de signature et de validation, dotés d’un horodatage qualifié provenant du Trustcenter de QuoVadis, avant d’être finalement mis à disposition dans le dossier Output pour l’importation dans Abacus.