Verarbeitungsprozesse rund um PDF/A

Um PDF/A-konforme Dokumente konform zu erzeugen und anzuzeigen, ist eine genaue Kenntnis des PDF/A Standards nötig. Dieses Wissen allein ist aber noch nicht ausreichend, um die PDF/A bezogenen Prozesse optimal zu gestalten.

Wir zeigen auf, wie einige typische Verarbeitungsschritte optimal gestaltet werden und welche unserer Produkte hierfür zum Einsatz kommen können. Natürlich gibt es weitere Anbieter am Markt, die wir an dieser Stelle verständlicherweise nicht aufführen können.

PDF/A Erzeugung

PDF/A Erzeugung auf dem Client - PDF/A Prozesse.
PDF/A Erzeugung auf dem Client.
PDF/A creation on a server - PDF/A processing.
PDF/A Erzeugung auf dem Server.

PDF/A Dokumente können auf Clients oder Servern erstellt werden und aus unterschiedlichen Quellen stammen. Wichtig ist, dass die Erstellungssoftware die Gebote und Verbote von PDF/A (inkl. Korrigendum) beachtet:

  • Die verwendeten Schriften (Fonts) müssen für Texte eingebettet werden.
  • Für die Eingabebilder (gescannt, konvertiert) sollte idealerweise ein Farbprofil vorliegen.
  • Metadaten sollten vorliegen, zwecks Einbettung als XMP
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Erzeugung aus Windows-Applikationen

Mit Hilfe der Druckfunktion werden PDF Dokumente mit einem PDF Producer (andere Namen: PDF Creator, PDF Converter, etc.) aus einer beliebigen Windows-Applikation erzeugt. Am häufigsten werden Microsoft Office Dokumente auf diese Weise konvertiert. Die Konvertierung von E‑Mails inklusive Anlagen ist komplexer.

Hierfür eignet sich beispielsweise unser 3‑Heights™ Document Converter Service, der E‑Mails mit samt Anhängen in PDF, PDF/A oder TIFF konvertiert. Alternativ werden die PDFs direkt mittels der «Save to PDF» Funktion erzeugt, die Microsoft Office 2007 (Add‑On muss heruntergeladen werden) oder neu auch in Microsoft Office 2010 enthalten ist.

Für die PDF/A-Erzeugung eignen sich unsere 3‑Heights™ PDF Desktop Producer oder unser 3‑Heights™ Document Converter Service.

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Dynamische PDF/A Erzeugung und Personalisierung

PDF Dokumente werden direkt programmatisch aus einer Applikation (z. B. Webserver) erzeugt. Zudem können, nebst statischen Inhalten, auf diese Weise auch dynamische Inhalte einfliessen, z. B. aus Datenbanken. Wir werden in Kürze einen PDF Creator anbieten, der PDF/A aus solchen Quellen erstellen kann.

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Umwandlung von Bildern nach PDF

Die Konversion von Bilddateien in PDF/A-konforme Dateien erfolgt in den meisten Fällen als einfache Datei-Umformung. Für weitergehende Anforderungen (wie etwa Farbmanagement) kann die Konversion jedoch komplexer gestaltet sein.

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Scanning/OCR

Das Einscannen, Erkennen von Schriften und Umwandeln in PDF/A-konforme Dokumente ist ein Gebiet, das viel Erfahrung und Know-How erfordert (z. B. Erzeugung von Mixed Raster Content, Anwendung von komplexen Kompressionsverfahren). Um Bilder oder gescannte Dokumente nach PDF/A zu konvertieren, verwenden Sie unseren 3‑Heights™ Image to PDF Converter.

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PDF-Verarbeitung und -Umwandlung

PDF/A Know-how, Infografik PDF-Verarbeitung und -Umwandlung
Die Umwandlung in PDF/A wird nach allen anderen Verarbeitungsstufen, jedoch vor dem Aufbringen einer digitalen Signatur durchgeführt.

Mögliche PDF Verarbeitungs-Funktionen sind:

  • Split: Zerlegen eines Dokuments in einzelne Seiten.
  • Merge: Zusammenfügen von einzelnen Seiten zu einem ganzen Dokument. (PDF Prep Tool Suite & PDF Command Line Suite, allerdings momentan nicht PDF/A konform)
  • Stamp: Anbringen von Wasserzeichen, Stempel-Markierungen, Kopf- und Fusszeilen, Seitennummern. (PDF Batch Stamp Tool)
  • Fill Forms: Programmatisches Ausfüllen von Formularfeldern mit dynamischen Inhalten. (PDF Form Filling & Flattening Tool)
  • Annotate: Anbringen von interaktiven Elementen wie Kommentare, Lesezeichen, Textmarkierungen (3‑Heights™ PDF Viewer).

Die meisten PDF Verarbeitungs-Funktionen (wie oben aufgelistet) garantieren nicht die PDF/A-Konformität des Ausgabedokuments, auch wenn alle Eingabedokumente PDF/A-konform sind.

PDF to PDF/A Konverter

Die Umwandlung in PDF/A dient zum Beispiel folgenden Zwecken:

  • Vorbereitung des Dokumentes für die Archivierung
  • Vorbereitung des Dokumentes für digitale Signatur
  • Vorbereitung des Dokumentes für den Dokumentenaustausch (intern/extern)

Die Konversion von PDF zu PDF/A ist nicht trivial. Folgenden Aufgaben sind damit verbunden:

  • Abhängigkeiten vom Ausgabegerät (device dependencies) auflösen
  • Schriftarten (Fonts) einbetten
  • Statisches Erscheinungsbild von interaktiven Inhalten (wie z. B. Flash) herstellen
  • Transparenz auflösen (Transparency Flattening)
  • Unerlaubte Inhalte entfernen, wie z. B. JavaScripts

Für die Konvertierung von PDF nach PDF/A eignet sich der 3‑Heights™ PDF to PDF/A Converter.

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PDF/A Signieren

PDF/A know-how, infographic signing PDF/A documents.
Signieren findet nach der Umwandlung in PDF/A statt.

Das Aufbringen einer digitalen Signatur auf ein PDF/A Dokument entspricht der inkrementellen Änderung des Dokuments. Bevor das Dokument signiert werden kann, muss es bereits PDF/A-konform sein. Die ursprünglichen Inhalte des Dokuments bleiben dabei unverändert und die Datenstrukturen der digitalen Signatur werden am Ende der Datei zusätzlich angefügt. Die digitale Signatur selbst muss PDF/A-konform sein. Die gleichzeitige Aufbringung von mehreren digitale Signaturen ist möglich (z. B. Unterschrift des Verfassers, Unterschrift des Prüfers, Unterschrift des Freigabeberechtigten).

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Änderungen am Dokument nach dem Aufbringen der digitalen Signatur

Alle Änderungen, welche nach dem digitalen Signieren erfolgen, müssen gleichfalls inkrementell und PDF/A konform sein. Typische Änderungen sind die Redaktion von Dokumenten (Streichen, Ändern und Ergänzen von Textstellen, Annotieren, usw.) oder die Aktualisierung von Inhalten. Es gibt momentan keine PDF/A-konformen Änderungswerkzeuge, die bereits digital signierte Dokumenten PDF/A-konform editieren können.

Folgende unserer Produkte können PDF/A konforme, digitale Signaturen aufbringen:

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PDF/A Validieren

PDF/A Know-how, Infografik Validierung von PDF/A Dokumenten.
Die PDF/A Konformität muss oft an mehreren Stellen mittels Validierung sichergestellt werden.
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Ziele der PDF/A Validierung

Die Aufgabe einer Validierung ist die Feststellung, ob ein PDF-Dokument konform zur ISO Norm ist oder nicht.

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Einsatzgebiete

  • Ein- und Ausgangsprüfung von Dokumenten
  • Prüfung des Dokumentes vor und nach bestimmten Prozessschritten
  • Steuerung der Dokumentenverarbeitung (accept/reject)
  • Erstellen eines «Compliance Reports»
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Herausforderung

Validatoren müssen von einer unabhängigen Stelle mit einer allgemein akzeptierten Testsuite geprüft und bestätigt werden.
Für die Validierung bietet PDF Tools AG den 3‑Heights™ PDF Validator an.

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PDF/A Anzeigen

PDF/A know-how, infographic displaying PDF/A documents.
PDF/A-konforme Dokumente anzuzeigen ist nicht dasselbe, wie Dokumente PDF/A-konform anzuzeigen
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Konventionelle PDF Viewer

Die meisten Anzeigeprogramme sind nicht PDF/A konform, das heißt sie berücksichtigen die spezifischen Anforderungen des Standards hinsichtlich Anzeige nicht. Eine PDF/A-Anzeige-Komponente sollte folgende Funktionen abdecken:

  • Ausgabe einer Warnung, wenn eine Datei Elemente enthält, welche nicht PDF/A konform sind.
  • Nutzung der eingebetteten und nicht der gleichnamigen vorinstallierten Schriften.
  • Nutzung der eingebetteten Farbprofile und nicht der alternativen Farbräume.
  • Konsequente Anzeige der in der Datei enthaltenen Erscheinungsbilder von interaktiven Elementen und nicht dynamisches Erzeugen derselben.
  • Abschaltmöglichkeit, um die Ausführung von Hyperlinks zu vermeiden.
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Produkte für die Anzeige

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PDF/A Massen-Archivierung

PDF/A Know-how, Infografik PDF/A Massen-Archivierung.
PDF/A Archivierung mit einem erweiterten Archivsystem mit der Möglichkeit zum Mergen von gemeinsamen Ressourcen.

Für einzelne, individuelle PDF/A-Dokumente ist eine direkte Archivierung problemlos möglich. Die Archivierung großer Mengen ähnlicher PDF/A-Dokumente (z. B. Telecom-Rechnungen usw.) beinhaltet die Herausforderung, dass die Dokumente die gleichen Schriften, Logos oder andere Corporate-Identity-Elemente enthalten, die für jedes einzelne Dokument – und damit ggf. millionenfach – mitarchiviert werden müssten. Dieses wiederholte Speichern von gemeinsamen Ressourcen (wie Schriften, Logos, Bilder etc.) ist nicht erwünscht. Es mindert die Akzeptanz von PDF/A.

Als Lösung ist ein erweitertes Archiv-System realisierbar, das bei der Massen-Archivierung von PDF/A-Dateien die gemeinsamen Ressourcen abtrennt und für alle Dokumente in nur einer einzigen Instanz speichert. Wird ein Dokument abgerufen, so werden die gemeinsamen Ressourcen mit dem Dokument wieder zu einem vollständigen PDF/A Dokument zusammengeführt.

Dieser Ablauf ist sogar für digital signierte Dokumente realisierbar, wobei das Dokument schon bei der Signierung bezüglich Abtrennung der Ressourcen vorbereitet werden muss.

PDF Tools AG hat mit der PDF Prep Tool Suite eine entsprechende Anwendung realisiert.

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Schema: PDF/A Prozesse im Überblick

Die erwähnten Schritte, zusammengefügt zu einem Gesamtprozess: (inkl. Produkte von PDF Tools AG, diese werden unter Produkte im Detail vorgestellt)

PDF/A Know-how, Infographik Übersicht PDF/A Prozesse.
PDF/A Know-how, Infographik Übersicht PDF/A Prozesse.