Bayer CropScience zählt auf das ISO Langzeitarchivformat PDF/A

Ausgangslage

Innerhalb von Bayer CropScience werden jährlich über 20.000 behördenrelevante Dokumente erstellt. Insgesamt sind dies jedes Jahr mehr als 1,5 Millionen Seiten, wobei der Umfang dieser Dokumente in den letzten Jahren stark zugenommen hat. In der Vergangenheit wurden diese als TIFF-G4 in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgespeichert.

Um die Komplexität dieser Dokumente auch zukünftig bewältigen zu können, sollten alle schon bestehenden und alle neu erstellten Dokumente als hochwertiges PDF im DMS abgelegt werden. Sie müssen in einem Langzeit­archiv­format inklusive Lesezeichen und Volltextindizierung vorliegen.

Zur Umsetzung benötigte Bayer CropScience eine «Out of the Box» Lösung, die PDF Dokumente aus heterogensten Quellen in das PDF/A Format überführt, zusätzlich eine OCR Texterkennung durchführt und die im Dokument enthaltenen Bookmarks und Hyperlinks extrahiert. Das breite Produktespektrum und die einzigartige Funktions­vielfalt überzeugte Bayer CropScience, die Produkte der PDF Tools AG einzusetzen.

Kundennutzen

Die Lösung wird bei Bayer CropScience von über 1.000 Mitarbeitern im Bereich Global Regulatory Affaires genutzt.

Die Dokumentationsverantwortlichen der internationalen Standorte sorgen dafür, dass nun jedes regulatorische Dokument in das Langzeitarchivformat PDF/A umge­wandelt wird, bevor es an die jeweiligen Behörden des entsprechenden Landes übergeben wird.

Mit der Umstellung profitiert der Kunde von verschiedenen Vorteilen: Im Gegensatz zu TIFF Seiten sind PDF Dokumente durchsuchbar und Text kann durch Copy & Paste weiter verwendet werden.

Darüber hinaus ist das Inhaltsverzeichnis nutzbar, um innerhalb des Dokumentes schnell zu navigieren. Mittels Hyperlinks können die Benutzer rasch zu referenzierten Dokumenten springen.

Neben diesen Vorteilen, welche sich durch das PDF/A Format ergeben, geben die vorhandenen Fonts und die Anzahl an Bookmarks und/oder Hyperlinks auch Auskunft über die Qualität der zu verarbeitenden Dokumente.

Bayer CropScience konnte während der Projektumsetzung über die Supportabteilung auf schnelle Hilfe bei Problemen mit exotischen PDF Formaten zurückgreifen. Auch die kurzfristige Verfügbarkeit von Produkt Updates wurde sehr geschätzt.

Umsetzung

Anfangs nutzte Bayer CropScience einzelne API’s, um ihre bestehenden Services damit zu ergänzen. Seit drei Jahren setzt das Unternehmen auf den 3-Heights® PDF Document Converter als eigenständigen Service, den sie über das Dateisystem mit PDF Dateien bedienen.

Der Document Converter nimmt dabei die übergebenen PDF Dateien entgegen, führt (wenn nötig) eine OCR Text­erkennung durch und stellt anschliessend die PDF/A Konformität des Dokumentes sicher. Im Dokument vorhandene Inhaltsverzeichnisse und Hyperlinks bleiben dabei intakt. Gegebenenfalls aufgebrachte Kommentare werden fest mit dem Dokument verbunden.