Processus commerciaux

Au cours des 15 dernières années, le PDF s’est solidement ancré dans les processus d’entreprise. Dans tous les processus d’entreprise, l’utilisation de PDF permet de réaliser des économies considérables en simplifiant les processus de travail et en réduisant les coûts grâce à l’uniformisation. Nous vous montrons où et comment PDF et PDF/A sont employés dans les processus de l’entreprise. Pour cela, le modèle ECM de l’AIIM nous sert de base.

  • Réception du courrier (Capture)
  • Création et traitement (Manage)
  • Envoi du courrier (Deliver)
  • Archivage (Preserve)

Réception du courrier

La numérisation a changé de façon dramatique les processus de réception du courrier. Malgré la multiplication du nombre de formes et de formats possibles dans le « courrier entrant », les temps de traitement et de réponse ont pu être considérablement réduits. Jusqu’à présent, de nombreuses entreprises utilisaient le format TIFF. Néanmoins, celui-ci comporte de nombreux inconvénients par rapport aux formats PDF et PDF/A. Ainsi, dans les formats PDF, les métadonnées (mots-clés, index), les textes contenus dans le document, etc. peuvent être enregistrés directement dans le document comme une seule entité. Et il existe aussi des solutions pour le flot croissant des e mails. Ainsi, nous pouvons désormais convertir un e mail avec toutes ses pièces jointes en un PDF unique (ou en TIFF en cas de nécessité) de façon à ce que tous les documents de l’entreprise puissent être traités dans le même format.

Scénarios processus réception du courrier

  • Numérisation du courrier entrant pour permettre un traitement électronique ultérieur uniforme dans les workflows/processus de l’entreprise
  • Examen du courrier entrant, p. ex par rapport au respect de la conformité des formats, des directives pour les fournisseurs, etc.
  • Archivage direct du courrier entrant dans l’« état original », par exemple pour des raisons juridiques

Rôle de PDF et PDF/A

  • Utilisation de PDF ou de PDF/A comme format commun – toutes les informations se rapportant au document sont enregistrées dans le PDF
  • Conversion des documents scannés en PDF
  • Conversion de documents numériques (MS Office, etc.) en PDF
  • Conversion d’e mails avec pièces jointes en PDF (ou TIFF)
  • Enregistrements de mots-clés, d’index, d’annotations de traitement, etc. directement dans le PDF, éventuellement directement extraits du document
  • Possibilité de recherche plein texte grâce à l’intégration des textes du document dans le PDF, pour les sources analogiques après un processus OCR
  • Apposition de signatures numériques dans le document PDF pour servir de preuve de l’intégrité et de l’authenticité du document ainsi que du moment de l’apposition de la signature

Exemples *

Produits pour la réception du courrier

3-Heights™ Document Converter - Conversion d’Office, d’images et d’e mails en PDF
3-Heights™ Image to PDF Converter - Conversion d’images en PDF
3-Heights™ PDF to PDF/A Converter - Conversion de PDF en PDF/A
3-Heights™ Validator - Validation de PDF (version PDF, PDF/A)
3‑Heights™ OCR Enterprise Add-On - Possibilité de recherche en texte intégral dans le PDF
3-Heights™ PDF Extract - Extraction du texte et des images, recherche d’infos

Gestion, création et traitement de documents

Dans le modèle ECM, « Manage » représente la gestion, la création et le traitement d’informations et de documents dans l’entreprise. Du point de vue organisationnel, cela désigne les domaines où des documents sont générés ou traités : le back-office, le service interne des ventes, le traitement des cas, la facturation des prestations, la comptabilité, la construction, etc. Dans ces cas, les grandes entreprises utilisent le plus souvent des systèmes ERP ou de workflow basés sur la transmission électronique de documents. Le PDF s’est ici imposé depuis longtemps en tant que format, en particulier parce que les annotations et les filigranes peuvent être directement apposés dans le document. En effet, les informations du processus peuvent être enregistrées sous la forme de métadonnées faisant partie du document.

Scénarios processus gestion, création et traitement des documents

  • Traitement électronique des données pour l’exécution d’une opération (bons de livraison, factures reçues, protocoles d’examen des fournisseurs, correspondance reçue, formulaires de déclaration de sinistre, etc.)
  • Création de documents pour la communication externe (correspondance avec les clients, factures, etc.)
  • Création de documents pour un usage interne (dessins de construction, protocoles d’examen, documents de protection, justificatifs en général)

Rôle de PDF et PDF/A

  • Apposition d’annotations, de filigranes sur les documents PDF pour servir de preuve de l’opération de traitement et apposition d’indications pour le prochain gestionnaire (cycle de vie du document)
  • Signature numérique du PDF pour la détection du gestionnaire interne
  • Extraction de textes pour une utilisation dans les systèmes internes, pour l’indexation ou un traitement ultérieur ou pour exclure le traitement d’un duplicata
  • S’assurer que certaines informations ne sont accessibles qu’à certaines personnes
  • Création de PDF à partir de sources numériques comme des documents MS Office, des e mails, des dessins CAO, etc. en tant que préparation pour leur envoi
  • Affichage des PDF au sein des applications de l’entreprise ou dans un environnement sécurisé avec les annotations, les filigranes, les signatures numériques, les textes alternatifs, etc.

Exemples *

Produits pour la gestion, la création et le traitement des documents

3-Heights™ Document Converter - Conversion d’Office, d’images et d’e mails en PDF
3-Heights™ PDF Producer - Pilotes d’imprimante pour la conversion en PDF
3-Heights™ Image to PDF Converter - Conversion des images en PDF
3-Heights™ PDF to PDF/A Converter - Conversion de PDF en PDF/A
3-Heights™ PDF Viewer  - Affichage de PDF, apposition d’annotation

Envoi du courrier

L’envoi du courrier concerne la distribution physique ou électronique des documents. Pour cela, le terme « output management » est souvent utilisé. Il s’agit donc de préparer les documents élaborés dans l’entreprise pour leur envoi physique ou électronique et d’organiser ces processus de manière efficace et sans changement de média. Ici aussi, le PDF joue un rôle important, en particulier parce que le PDF est un format très flexible et que des données (invisibles dans le rendu visuel du document) peuvent être intégrées dans le document sous la forme de métadonnées.

Scénarios processus

  • Création dynamique de documents (personnalisés) à partir de bases de données
  • Génération de flux de données d’impression à partir de sources différentes
  • Gestion du processus d’impression par des données de commande
  • Distribution électronique de documents, p. ex. par e mail ou par le réseau

Rôle de PDF et PDF/A

  • « Assemblage » de documents PDF et personnalisation à partir de sources dans des bases de données
  • Création de PDF à partir de systèmes ERP, p. ex. pour l’e invoicing, y compris l’intégration de données Edifact dans les métadonnées du PDF
  • « Finishing » de documents PDF par l’apposition d’éléments personnalisés correspondant à l’identité visuelle de l’entreprise tels que des logos, etc.
  • Introduction de données de commande pour l’impression dans le PDF sous la forme de métadonnées
  • Conversion de PDF en langage d’impression et en flux de données d’impression (PCL, PostScript, AFP, etc.)
  • Création de PDF à partir de données Office et envoi électronique par e mail, fax, etc.
  • Assemblage de documents PDF et numériques en un seul document (p. ex. correspondance individuelle et CGV)

Exemples *

Produits pour l’envoi du courrier

3-Heights™ PDF Printer - Impression de PDF
3-Heights™ PDF to Image Converter - Conversion de PDF en images
3-Heights™ PDF Optimization - Optimisation et linéarisation de PDF
3-Heights™ PDF Security - Décryptage et cryptage de PDF
PDF Batch Stamp Tool  - Apposition de cachets sur le PDF

Archivage

Dans les secteurs fortement réglementés comme l’industrie pharmaceutique, la technique médicale, l’approvisionnement énergétique, l’industrie des transports, etc., le processus d’archivage revêt une importance énorme. Si les documents souhaités ne peuvent pas être présentés à temps lors d’un conflit juridique ou si leur authenticité n’est pas garantie, il se peut que l’existence de l’entreprise soit même remise en cause dans des cas extrêmes. Toutefois, la compliance et le records management tiennent aussi un rôle central dans toutes les autres entreprises ainsi que dans l’administration publique. Avec PDF/A, un standard ISO a été créé qui répond de manière optimale aux besoins actuels en matière d’archivage électronique.

Scénarios processus archivage

  • Archivage juridiquement sûr de l’ensemble des documents de l’entreprise sous forme électronique
  • Possibilité d’accès rapide aux informations archivées au moyen d’index, de mots-clés et de recherche en texte intégral
  • Création de scénarios pour des raisons d’efficacité dans l’archivage et pour garantir l’accès futur aux informations de protection des données

Rôle de PDF/A et PDF

  • Utilisation de PDF/A comme format commun pour l’archivage de l’ensemble des documents de l’entreprise (réduction de la dépendance à des systèmes propriétaires et aux fournisseurs)
  • Conversion de l’ensemble des documents de l’entreprise en PDF/A (documents scannés, images, MS Office, e mails, pages web, PDF existants, etc.)
  • Intégration de toutes les informations ayant trait au document sous la forme de métadonnées et de texte unicode dans le PDF, entre autres au moyen de processus de reconnaissance de texte (OCR), d’extraction de texte ou de la reprise d’informations en provenance de bases de données externes dans les métadonnées 
  • Signature numérique de documents PDF afin de prouver que le document n’a pas été modifié et afin d’indiquer le moment de l’archivage
  • Signature numérique d’archives complètes avant l’expiration des certificats
  • Assurance que seuls des documents PDF/A conformes parviennent dans les archives (fonction de gatekeeper)
  • Archivage des documents à l’entrée (y compris le contrôle de la conformité par rapport à PDF/A)

Produits pour l’archivage

3-Heights™ Document Converter - Conversion d’Office, d’images et d’e mails en PDF
3-Heights™ Image to PDF Converter - Conversion d’images en PDF
3-Heights™ PDF to PDF/A Converter - Conversion de PDF en PDF/A
3-Heights™ PDF Security - Décryptage et cryptage de PDF
3-Heights™ PDF Validator - Validation de PDF (version PDF, PDF/A)

* quelques exemples ont été anonymisées pour protéger les secrets d'affaires et de la vie privée de nos clients.