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Archivage inaltérable des factures fournisseurs chez KIBAG Dienstleistungen AG

Flowchart KIBAG Dienstleistungen AG
Archivage inaltérable des factures fournisseurs chez KIBAG Dienstleistungen AG

Exigences de l'application

Depuis 2014, la société KIBAG Dienstleistungen AG scannait les factures fournisseurs directement dans ABACUS. Les factures étaient numérisées de manière échelonnée et étaient également archivées dans un dossier papier. Cela nécessitait de l’espace d’archivage et des ressources en main-d’œuvre. Le nouveau projet « Paperless » avait donc pour but de remédier à ces problèmes et de permettre l’archivage inaltérable des factures fournisseurs. Afin d’atteindre cet objectif, il fallait dans un premier temps séparer les factures individuelles au sein d’un document PDF et ensuite signer individuellement les fichiers PDF séparés (factures). PDF Tools AG a su satisfaire à cette exigence en collaboration avec son partenaire QuoVadis Trustlink Suisse SA. Grâce à leur solution, environ 120 000 documents sont désormais archivés automatiquement par voie électronique chaque année, et l’archivage papier manuel a pu être complètement abandonné.

Réalisation

Ce projet, lancé en octobre 2015, a été achevé dès le mois de novembre de la même année. L’intégration dans un délai aussi court a été possible car le service de signature et de validation QuoVadis est un service Web facile à implémenter. La phase de test qui s’en est suivie a également été de courte durée et s’est passée sans encombre. L’organe de révision de KIBAG a ensuite validé et accepté la solution sans restriction.



Pour pouvoir utiliser le service de signature et de validation, le défi technique consistait dans le cas de KIBAG à signer les documents avant de les importer dans Abacus. Pour ce faire, on a utilisé le 3-Heights™ Scan to PDF Server de PDF Tools AG, qui sépare les documents après le processus de numérisation et les dépose dans un dossier Input QuoVadis. Les documents PDF individuels sont ensuite signés par le service de signature et de validation, dotés d’un horodatage qualifié provenant du Trustcenter de QuoVadis, avant d’être finalement mis à disposition dans le dossier Output pour l’importation dans Abacus.

Avantages pour le client

Grâce au service de signature et de validation et à l’intégration du 3-Heights™ Scan to PDF Server, la société KIBAG a complètement remplacé le traitement manuel des documents par un archivage électronique inaltérable. Le processus peut ainsi être mieux contrôlé et il est plus efficace. En automatisant le processus, les efforts manuels ont pu être considérablement réduits, de sorte que la société dispose à présent de davantage de capacités pour gérer d’autres tâches urgentes.

Profil de l‘entreprise KIBAG Dienstleistungen AG

Né en 1926 de la fusion de deux entreprises de gravier et de pelleteuses, le groupe KIBAG est l’un des leaders suisses du secteur des matériaux et de la construction. Il réunit 13 centrales de gravier, 22 centrales de béton et 17 entreprises de construction, de recyclage et d’élimination des déchets et occupe au total près de 1600 collaborateurs dans les trois principaux secteurs commerciaux suivants: matériaux, prestations ainsi qu’environnement et élimination des déchets.

Toutes ces entreprises forment ensemble une équipe solide connue dans le secteur suisse de la construction pour son savoir-faire, son sérieux, sa rentabilité et sa fiabilité.

Profil de l‘entreprise QuoVadis Trustlink Schweiz AG

QuoVadis provides managed digital certificate services for enterprises and governments. QuoVadis identity services include Public Key Infrastructure (PKI); Digital Certificates for authentication, encryption, and digital signature; SSL Certificates and Extended Validation SSL for websites; Time-stamping; and Root Signing for internal PKI. QuoVadis is official provider of SuisseID. QuoVadis is a Qualified Certification Services Provider (CSP) in Switzerland, the Netherlands, and Bermuda and holds the WebTrust seal. The QuoVadis Root Certificates are trusted in major browsers and operating systems.

KIBAG Dienstleistungen AG QuoVadis Trustlink Schweiz AG

Témoignage du client

« Grâce aux composants de PDF Tools AG et QuoVadis Trustlink Suisse SA, l’archivage électronique inaltérable a pu être conçu de manière efficace et contrôlable. Les efforts manuels ont ainsi pu être considérablement réduits. »

Christian Schollenberger,
Directeur de l’informatique, KIBAG Dienstleistungen AG

« Grâce à la collaboration très professionnelle avec notre partenaire PDF Tools AG, nous avons pu fournir en très peu de temps une excellente solution qui fait parfaitement ses preuves au quotidien.  »

Pascal Leu,
Head of Professional Services, QuoVadis Trustlink Schweiz AG