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Fachpublikationen in der Presse

 

Murphys Gesetz - von Capturing bis Archiving

Unternehmen müssen den Spagat zwischen gesetzlichen Anforderungen, Wirtschaftlichkeit und Machbarkeit meistern. Ein Teil der Lösung kann ein digitales Langzeitarchiv sein. Darin werden sämtliche Informationen zum Unternehmen und seinen Tätigkeiten abgebildet. Ein Archiv mit zuverlässigen Hilfsmitteln und Strukturen ermöglicht das automatisierte Zusammenstellen von fallspezifischen Dossiers.

» Erfahren Sie mehr zu den Vorteilen eines elektronischen Langzeitarchives.

Quelle: BIT, Ausgabe 5 2016
Autor: Nadine Schuppisser, PDF Tools AG

 

Scan Server für die digitale Langzeitarchivierung

Fensterlose Räume mit Papierakten zu füllen und Mitarbeiter mit dem Suchen von Papierdokumenten zu beschäftigen sind zu Zeit- und Kostenfaktoren geworden, die sich kaum jemand mehr leisten möchte. Ein digitales Archiv muss her, heißt es in den Führungsetagen nicht nur großer Unternehmungen. Aber wie?

» Erfahren Sie mehr zu den Vorteilen und dem Nutzen eines zentralen Scan Server Service.

Quelle: www.dokmagazin.de, Ausgabe 2 2016
Autor: Dr. Hans Bärfuss, PDF Tools AG

 

PDF 2.0 – Next Generation

Dass industrielle Erzeugnisse mehr als 20 Jahre überleben, ist selten. Dass sie dies in der Informatik-Branche tun, ist umso erstaunlicher. Nicht einmal die Väter von PDF konnten sich im Juni 1993, als die erste Version von Acrobat auf dem Markt erschien, den einmaligen Erfolg ihres Dateiformats vorstellen. Nun arbeiten die Mitglieder der internationalen Standardisierungsorganisation ISO an der nächsten Generation des beliebten Dateiformats.

» lesen Sie den vollständigen Artikel zur neuen PDF Generation

Quelle: www.dokmagazin.de, Ausgabe 5 2015
Autor: Dr. Hans Bärfuss, PDF Tools AG

 

ZUGFeRD – Der neue Standard für elektronische Rechnungen

Der Standard ZUGFeRD für menschen- und maschinenlesbare elektronische Rechnungen ermöglicht manuelle Verarbeitung, voll automatisierte Prozesse und langfristige Archivierung. Die PDF Tools AG bietet Produkte für das Erstellen und Prüfen von ZUGFeRD-konformen Dokumenten an.

» lesen Sie den vollständigen Artikel zum Standard ZUGFeRD für elektronische Rechnungen

Quelle: BIT, Ausgabe 6 2015
Autor: Nadine Schuppisser, PDF Tools AG

 

Hohe Bildqualität bei geringer Datenmenge – vom Scan zur Information

Mit einem zentralen Scan-Server-Dienst lassen sich grosse Mengen von Papierdokumenten elegant in elektronische Dokumente umwandeln, für die Weiterverarbeitung aufbereiten und im Langzeitarchiv ablegen. Ein Scan-Server, wie ihn die PDF Tools AG mit dem „3‑Heights Scan to PDF Server“ anbietet, wandelt gescannte Dateien und dazugehörige Indexdateien in das standardisierte Dateiformat PDF/A um.

»   lesen Sie den vollständigen Artikel zu einem zentralen Scan-Server-Dienst

Quelle: BIT, Ausgabe 6 2014
Autor: Nadine Schuppisser, PDF Tools AG

 

Langzeit-Webarchivierung – sicher mit PDF/A

Jeden Tag tauchen im World Wide Web tausende gefälschte Websites neu auf.
Angesichts der zunehmenden Bedeutung von Firmenwebsites als Informationsquelle, von E-Commerce, Social Media und anderen webbasierten Diensten, bringt die Archivierung von Webinhalten mehr Rechtssicherheit.

Quelle: www.dokmagazin.de, Ausgabe 5 2014
Autoren: Nadine Schuppisser, PDF Tools AG
Daniel Spichty, The Virtual World Company
DOK.magazin-2014-05-Langzeit-Webarchivierung-mit-PDFA-DE.pdf

 

Das PDF – es geht nicht ohne.
Dokumentenformate, ISO-Standards, Langzeitarchivierung

Nicht alle Dokumentenformate haben es zum Standard geschafft und lange nicht jedes hält, was es verspricht. Was kann oder muss man von einem Format erwarten? Was sind die wichtigsten Qualitätsmerkmale eines Formates und wie findet man heraus, ob ein Format „gut“ ist?

»   lesen Sie den vollständigen Artikel zu PDF und den ISO-Normen

Quelle: www.dokmagazin.de, Ausgabe 2 2014
Autor: Dr. Hans Bärfuss, PDF Tools AG

 

Pflicht und Kür in der Langzeitarchivierung

Die Herausforderung der Langzeitarchivierung ist klar: problemlose, jahrelange Nachvollziehbarkeit von Vorgängen mindestens innerhalb des gesetzlichen Rahmens. Um die Kontrolle über eine Langzeitarchivierung zu gewinnen und zu behalten, sollte man einige Punkte beachten.

Quelle: www.dokmagazin.de, Ausgabe November 2013
Autoren: Maria Winkler, IT & Law Consulting GmbH und Dr. Hans Bärfuss, PDF Tools AG
DOK.magazin-2013-11-Compliance-DE.pdf
Rechtliche Beratung, Maria Winkler, IT & Law Consulting GmbH

 

Die Schlüsselrolle der elektronischen Unterschrift – Signatur bietet Sicherheit

Geschäftsdokumente haben eine große Bedeutung für jedes Unternehmen, da sie unter anderem der Erfüllung rechtlicher und regulatorischer Vorgaben und Auflagen Rechnung tragen. Dokumente werden auch zur Beweisführung bei Rechtsansprüchen herangezogen. Eine Herausforderung für die Archivare stellt sich dabei durch die Zunahme von digitalisierten Papierdokumenten und durch die Masse an elektronischen Dokumenten aus unterschiedlichsten digitalen Quellen.

Quelle: BIT, spezial Juni 2013
Autor: Dr. Hans Bärfuss, PDF Tools AG
BIT-2013-06-Signatur-bietet-Sicherheit-DE.pdf

 

Digital born PDF/A – Knacknuss oder (v)erkanntes Potenzial?

Die Archivierung gescannter Dokumente in PDF/A wird seit mehr als sechs Jahren erfolgreich praktiziert. Mit der Archivierung digital erzeugter Dokumente ist man nach wie vor zurückhaltend. Was sind die Gründe dafür? Einige sind offensichtlich: Gescannte Dokumente sind einfacher in PDF/A zu konvertieren, die Umwandlung digital erzeugter Dokumente ist hingegen meist eine technische Herausforderung. Etwas weniger offensichtlich sind Fehler in der Wiedergabe des konvertierten Dokuments, Funktionseinschränkungen des PDF/A-Standards und weitere Gründe. Mit den richtigen Strategien lassen sich die Herausforderungen jedoch meistern.

Quelle: www.dokmagazin.de, Ausgabe 3 2013
Autor: Dr. Hans Bärfuss, PDF Tools AG
DOK.magazin-2013-3-Digital-born-PDFA-DE.pdf

 

Digitalisierung von Dokumenten in PDF/A. Wie komplexe Projekte gelingen

Öffentliche und private Unternehmen geben sich zeitgemäß, lancieren Projekte und reiten auf der Digitalisierungswelle. Infrastrukturen für die Zentralisierung von Archiven und die weltweite Online-Recherche werden geschaffen, damit, wie immer bei solchen Vorhaben, die Produktivität gesteigert und die Kosten gesenkt werden. Aber haben wir denn die Digitalisierung im Griff? Schaffen wir damit nicht neue Risiken? Was muss man darüber wissen, damit die Projekte nicht zum Albtraum werden? Ein Beitrag von Dr. Hans Bärfuss, Geschäftsführer der PDF Tools AG.

Quelle: BIT, Ausgabe 2 2013
Autor: Dr. Hans Bärfuss, PDF Tools AG
BIT-2013-02-Scanning_de.pdf

 

Erfahrungen von Kunden mit PDF/A-Projekten: Effizienz und Sicherheit

PDF/A ist heute das Standardformat für die elektronische Archivierung von Dokumenten in Europa. Doch welchen konkreten Nutzen haben diejenigen Unternehmen, die PDF/A in ihre Arbeitsprozesse integriert haben? War PDF/A die richtige Entscheidung? Zwei Kunden des schweizerischen PDF/A-Pioniers  PDF Tools berichten von ihren Projekten.

Quelle: BIT, Ausgabe 4 2012
Autor: Dr. Hans Bärfuss, PDF Tools AG
BIT-2012-04-PDFA-Effizienz-Sicherheit.pdf

 

Herausforderung digitale Archivierung

Die elektronische Archivierung von Dokumenten ist für ein Unternehmen eine Herausforderung und immer auch eine Ermessensfrage. Mögliche Schäden fehlender Archivierung müssen gegen Kosten abgewägt werden.

Quelle: Swiss IT Magazine, Ausgabe 6 2012
Autor: Dr. Hans Bärfuss, PDF Tools AG
SwissITMagazine_HerausforderungDigitaleArchivierung.pdf

 

PDF/VT – der ISO-Standard für Variable-Data-Printing (VDP) – Ein wichtiger Standard

Die Internationale Standardisierungsorganisation hat 2010 den PDF/VT-Standard mit der Nummer ISO 16612-2 für den „Druck von variablen oder transaktionalen Dokumenteninhalten“ freigegeben. Der neue Standard bietet für Variable-Data-Printing-Anwendungen (VDP) wertvolle neue Möglichkeiten.

Quelle: BIT, Ausgabe 3 2012
Autor: Dr. Hans Bärfuss, PDF Tools AG
BIT-2012-3-PDF-VT-de.pdf

 

Die Langzeitaufbewahrung von E-Mails

Heute ist jeder Führungskraft bewusst, dass ein großer Teil des „Werts“ seiner Organisation in seinen Dokumenten liegt. Dokumente sind auch die Grundlage für die Beweisführung bei Rechtsansprüchen. Zunehmend gilt dies auch für E-Mails. Die Flut von E-Mails zwingt die Archivare, sich mit den Besonderheiten der Aufbewahrung digitaler Dokumente auseinanderzusetzen.

Quelle www.dokmagazin.de, Dezember 2011
Autor: Dr. Hans Bärfuss, PDF Tools AG
DOK.magazin-201112-Die-Langzeitaufbewahrung-von-E-Mails.pdf

 

PDF/A-Einführungsprojekte „Was haben wir in den sechs Jahren gelernt?“

Seit dem Jahr 2005 gibt es den ISO-Standard für die Archivierung von digitalen Dokumenten – PDF/A. Dr. Hans Bärfuss, Gründer und Geschäftsführer der PDF Tools AG, zieht ein Resümee, was während dieser Zeit erreicht wurde – und woran es noch fehlt.

bit-201105_PDFA-Einfuehrungsprojekte.pdf

 

Automatisierte Verarbeitung von PDF-Dokumenten, Schnell, exakt und effizient

Die Stratoz GmbH hat mit den 3-Heights-Komponenten der PDF Tools AG leistungsfähige Software-Lösungen zur Schnellerfassung von Indexinformationen und Anzeige der PDF-Dokumente entwickelt. Die Kunden des Unternehmens profitieren von den Lösungen, in dem sie viel Zeit und Geld bei der Verarbeitung von elektronischen wie auch papierenen Eingangsdokumenten einsparen.

bit_201104_PDF-Tools.pdf

 

Workflow der Archivierung bei Pensionskassen

Die Pensionskassen sind gezwungen, besondere gesetzliche Auflagen bezüglich der Aktenführung und Archivierung zu erfüllen. Die gängigen Archivsysteme sind oft wenig durchdacht für den Einsatz bei einer Vorsorgeeinrichtung. Eine Anleitung, die helfen soll, wichtige Gesichtspunkte zu berücksichtigen.

Digitale_Archivierung_SPV_110806.pdf

 

PDF/A ist auch für SharePoint-Anwendungen ein Muss

Die Kombination von PDF/A-Technologie und SharePoint bietet Unternehmen den Vorteil einer automatisierten Lösung für die problemlose technische Umsetzung gesetzlicher oder betrieblicher Archivierungsvorschriften. Dr. Hans Bärfuss erläutert in seinem Beitrag die Vorteile der langfristigen Archivierung von Dokumenten im PDF/A-Format und beschreibt den daraus resultierenden Nutzen anhand eines Praxisbeispiels.

BIT/Ausgabe 2-2011

 

Virtuelle Behördengänge in der Schweiz und in Deutschland – Unterschiede zwischen SuisseID und deutschem Personalausweis

Ein Grossteil der Internetnutzenden kommuniziert heute online mit Behörden. Bürgerinnen und Bürger können sich über Politikfelder informieren, amtliche Formulare herunterladen oder online Termine vereinbaren. Der virtuelle Behördengang mit einer kompletten elektronischen Verfahrensabwicklung zwischen Bürgern und der öffentlichen Verwaltung wird aber immer noch kaum genutzt. Grund dafür ist, dass nur wenige Bürger einen wirklich eindeutigen Identitätsnachweis in der Onlinewelt erbringen können. Viele Bürger und Behörden trauen den eID-Möglichkeiten nicht. Dabei gibt es sowohl in der Schweiz als auch in Deutschland eID-Tokens, die sicher und von Behörden und Unternehmen anerkannt sind. In Deutschland ist das der neue Personalausweis, in der Schweiz die SuisseID.

eGov-Praesenz-1.2011-Virtuelle-Behoerdengaenge

 

Warum ist PDF/A auch für SharePoint-Anwendungen wichtig?

SharePoint, Dokumenten-Management-System (DMS), Dateiformat, Portable Document Format (PDF), PDF/A, OpenDocument Format (ODF), Open Office XML (OOXML), Open Source

Kaum eine andere Plattform ist in Organisationen so omnipräsent geworden wie SharePoint. Dabei ist der SharePoint Server kein Endprodukt, sondern eine Applikationsplattform, auf der DMS-Systeme wie windream und kundenspezifische Lösungen aufsetzen.

DOK.magazin_1.2011_PDF_Tools

 

PDF/A for Digital-Born Documents – Archiving MS-Office Documents, E-Mails and Websites

When compared with the preservation of data in its original format, there are many advantages to archiving documents and data from digital sources into PDF/A. The source applications are rapidly being developed further. As a result of this, after only a few years, the readability and the authentic display of data can no longer be guaranteed. Furthermore, a company must maintain all of the applications that are used and all of the platforms on which they operate. This incurs considerable costs. Even for documents and files that are created digitally, PDF/A is an excellent choice for long-term archiving and comes with great advantages with regard to uniformity, searchability and cost-effectiveness.

PDF/A up to date 2010

 

UBS archives Web Pages in PDF/A Format

UBS AG is implementing a ground-breaking project together with PDF Tools AG for archiving business-critical web pages in a manner compliant with auditing requirements. The result: enhanced security for documentation and review of communications contents. And the corporate archivist is very happy.

PDF/A up to date 2010

 

Kein Thema oder doch? – Digitale Langzeitarchivierung bei KMU

Der Umgang mit Informationen in Unternehmen wird mit steigendem Takt des Tagesgeschäfts immer wichtiger. Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu haben, kann zu einem Wettbewerbsfaktor, aber auch zu einem Kostenfaktor werden. Kosten senkend, wenn der Informationsprozess effizient organisiert ist; Kosten verursachend, wenn Informationen mühsam beschafft und transferiert werden müssen oder der unsorgfältige Umgang mit geschäftsrelevanten Informationen zu unnötigen, rechtlichen Risiken führt.

KMU LIFE 4/10

 

Vom Pionier zum führenden Technologiepartner

PDF Tools AG bewegt sich seit 10 Jahren in einem Nischenmarkt. Dies konsequent und erfolgreich. Die Fokussierung wird bereits mit dem Firmennamen kommuniziert. Fokussierung, Innovation, Technologie und Kommunikation sind wichtige Bestandteile der Strategie von PDF Tools.

Wirtschaftsmagazin Nr. 15

 

Der Firmengründer

Vor 25 Jahren gründete Hans Bärfuss mit der Glance AG seine erste von insgesamt 8 Firmen.Mittlerweise setzt er mit PDF Tools AG voll auf Archivierung und PDF/A.

Swiss IT Reseller Juli/August 2010

 

 

UBS archiviert Webseiten mit PDF/A

Es gibt keinen Grund, den Inhalt einer Website anders zu behandeln als andere Inhalte. Die Webarchivierungspflicht scheint daher nur eine Frage der Zeit. Die UBS archiviert die Inhalte ihrer Homepage bereits heute.

ICT Kommunikation 3-4/10

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