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PDF/A – Archivierung

PDF/A wird sich zweifellos als Standard für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten durchsetzen. Am 1. Oktober 2005 als ISO-Standard publiziert, hat PDF/A seither einen beispiellosen Siegeszug rund um die Welt angetreten. Als Schweizer Vertreter im ISO-Komitee für PDF/A finden Sie in uns einen kompetenten Ansprechpartner. Sollten Ihre Fragen zu PDF/A auf dieser Seite nicht beantwortet werden, so stehen wir Ihnen auch persönlich gerne zur Verfügung.

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Überblick

Hier erhalten Sie Informationen über alles Wissenswerte, rund um PDF/A.

Einführung in PDF/A-1

Hier erfahren Sie, warum PDF/A entstanden ist, was diese Norm genau beinhaltet, welche Sub-Standards es gibt, wie PDF/A eingesetzt wird und ob damit alle  Herausforderungen in der Langzeitarchivierung gelöst sind.

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PDF/A aus digitalen Quellen

Sie erhalten einen Überblick über die Erstellung und Umwandlung von PDF/A aus digitalen Quellen, wobei sowohl technische als auch betriebswirtschaftliche Aspekte behandelt werden.

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Verarbeitungsprozesse rund um PDF/A

Hier lernen Sie alle gängigen Prozesse kennen, die bei der Erstellung, der Anzeige und dem Druck von PDF/A relevant sind.

Einführung in PDF/A

Einleitung

Der PDF/A Standard

Nutzung des PDF/A-Standard

Zusammenfassung

Einleitung

Hintergrund

Am 28. September 2005 hat die Internationale Organisation für Standardisierungen (ISO) einem neuen Standard für die Regelung der Archivierung elektronischer Dokumente zugestimmt:

ISO-19005-1 – Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1).

Dieser Standard ist das Ergebnis einer über dreijährigen Sitzungsarbeit von Vertretern aus weltweit ansässigen Unternehmen und anderen Organisationen.

Im Mai 2002 lancierte die AIIM (Association for Information and Image Management), die NPES (National Printing Equipment Association) und die Verwaltung der US Gerichte in den USA eine Initiative für die Schaffung eines Standardformats für elektronisch archivierte Dokumente. Das kick-off Meeting wurde im Oktober 2002 durchgeführt. Daran nahmen PDF Hersteller wie Adobe Systems, Library of Congress, Surety Inc., Quality Associates Inc., Appligent, Merck, EMC, PDF Sages, and NARA (National Archives & Records Administration) teil. Auch Xerox, Honeywell, EDS, and Glaxo Smith Kline stiessen später dazu, um nur einige zu nennen.

Die Urheber der Initiative bereiteten einen ersten Entwurf vor und reichten ihr Projekt bei der ISO für die Registrierung als internationaler Standard ein. Die ISO wies das Projekt dem technischen Komitee TC 171 (Document Management Applications) zu. Das TC 171 besteht aus Vertretern von 13 Mitgliedsländern (die je eine Stimme haben) sowie Beobachter weiterer 21 Länder. Nach zahlreichen Durchläufen und Verbesserungen wurde der Standard im September 2005 angenommen.

Warum die PDF/A Initiative?

Archivierungsformate variieren von Land zu Land. Traditionelle Archivierungsmethoden (Papier, Mikrofilm, Mikrofiche) garantieren zwar die Reproduzierbarkeit, entsprechen aber nicht mehr dem neusten Stand der Technik. Grosse Dokumente können nicht rasch um den Globus geschickt werden, und es ist ausserordentlich schwierig, archivierte Dokumente nach bestimmten Inhalten zu durchsuchen. Um einen ersten Schritt Richtung elektronische Archive zu gehen, haben viele Organisationen TIFF-Archive eingerichtet. Auch TIFF garantiert die Reproduzierbarkeit auf lange Sicht und ist ein etabliertes Format. TIFF kann nun zwar schnell und einfach in weltweit vernetzten Unternehmungen übermittelt werden, die Suche hingegen ist nach wie vor schwierig.

Man begann nun den Blick auf PDF zu richten. Eine Reihe von Gründen machen PDF gegenüber TIFF attraktiver:

  • PDF speichert strukturierte Objekte (wie Texte, Vektorgraphiken, Rasterbilder), welche das effiziente Suchen im ganzen Archiv unterstützten. TIFF hingegen ist ein Rasterformat und muss vorgängig mit einer OCR-Maschine bearbeitet werden, um eine Volltextsuche zu ermöglichen.
  • PDF Dateien sind kompakter und benötigen oft nur einen Bruchteil des Speicherplatzes einer entsprechenden TIFF-Datei, oft auch noch mit besserer Qualität. Die geringere Dateigrösse ist vor allem für den elektronischen Datenaustausch von Vorteil (FTP, E-Mail Anhänge usw.).
  • Metadaten wie Titel, Autor, Erstellungs- und Modifikationsdatum, Inhalt, Schlagworte usw. können direkt in die PDF-Dokumente eingebettet werden. Dadurch lassen sie sich ohne menschliches Zutun automatisch klassifizieren.
  • Die Seiteninhalte in einem PDF-Dokument sind in der Regel geräteunabhängig, d.h. von der Rasterauflösung, dem Farbsystem, usw. unabhängig. Die Seiten werden erst bei der Reproduktion auf ein Raster abgebildet (Rendering-Prozess). Damit profitieren PDF-Dokumente vom technologischen Fortschritt der Ausgabegeräte wie Drucker, Bildschirme usw., auch nach Jahren noch.

Die Schöpferin des PDF de facto Standards, Adobe Systems, hat im Laufe der letzten zwölf Jahre sieben neue Versionen ihres „PDF Reference Manual“ publiziert. Jede neue Version hat das Format um zahlreiche neue Eigenschaften angereichert und einige alte verändert. Es war deshalb notwendig, aufbauend auf Adobe’s proprietärer PDF Spezifikation einen stabilen, international akzeptierten Standard für die Langzeit-Archivierung zu schaffen. Das Resultat: PDF/A. 

Der PDF/A Standard

Das Ziel von PDF/A

ISO 19005-1 definiert „ein Dateiformat basierend auf PDF, genannt PDF/A, welches einen Mechanismus zur Verfügung stellt, um elektronische Dokumente auf eine Weise darzustellen, so dass das visuelle Erscheinungsbild über die Zeit erhalten bleibt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion.“ (Auszug aus ISO 19005-1). Der Standard definiert nicht eine Archivierungs-Strategie und gibt auch nicht die Ziele der Archivierung vor. Er beschreibt höchstens die Anforderungen an die Form von elektronischen Dokumenten, um sicherzustellen, dass sie in den nächsten Jahren einwandfrei reproduziert werden können.

Ein Schlüsselfaktor für die Reproduzierbarkeit von PDF/A Dokumenten ist, dass alle notwendigen Informationen im Dokument selbst enthalten sind. Dies umfasst sichtbaren Inhalt wie Texte, Vektorgraphiken, Rasterbilder, Schriftarten, Farbräume und vieles mehr. Hingegen darf ein PDF/A Dokument weder direkt noch indirekt auf externe Quellen verweisen. Beispiele davon sind Verbindungen zu vorgehaltenen Bildern oder nicht im PDF/A-Dokument selbst eingebettete Schriften.

Ein Vergleich von PDF mit PDF/A

PDF an sich garantiert keine Langzeit-Reproduzierbarkeit, nicht einmal das Prinzip WYSIWYG (what you see is what you get). Damit beides gewährleistet ist, mussten gewisse Einschränkungen und Erweiterungen in den Standard aufgenommen werden. Ferner, um bei einem breiten Publikum akzeptiert zu werden, musste PDF/A auf einer bereits existierenden PDF-Version aufbauen. Das ISO TC 171 hat Adobe’s PDF Referenz 1.4 (von Adobe implementiert in der Acrobat 5-Version) als Grundlage des Standards gewählt. Der ISO-Standard sagt aus, dass PDF/A „alle Anforderungen der PDF Referenz erfüllen muss, wie durch diesen Teil des ISO 19005 Standards ergänzt“. Der Standard beschreibt also nur die Unterschiede zur Referenz. Um PDF/A vollständig zu verstehen, muss also auch die PDF Referenz 1.4 verstanden werden.

Bestimmte, in PDF 1.4 erlaubte Funktionalität wie die Transparenz oder die Ton- und Videoreproduktion, sind aus PDF/A ausgeschlossen worden. Es gibt andererseits in PDF 1.4 optionale Konstrukte, welche in PDF/A vorhanden sein müssen. So müssen in PDF/A beispielsweise alle verwendeten Schriften eingebettet sein. Kurzum, PDF/A präzisiert im Wesentlichen spezifische Eigenschaften der PDF Referenz 1.4 und definiert ob sie obligatorisch, empfohlen, eingeschränkt oder verboten sind.

Das PDF/A, A-1a, A-1b, A-2 „Babylon“

PDF/A ist als mehrteilige Standardreihe angelegt. Bislang ist nur PDF/A-1 (Part 1) verabschiedet worden. PDF/A-1 wiederum ist weiter unterteilt in die Übereinstimmungsgraden PDF/A-1a und PDF/A-1b.

PDF/A-1a (Level A Conformance) bezeichnet die vollständige Übereinstimmung mit dem PDF/A Standard (ISO 19005-1): Part 1.

Die Beschreibung der Mindestanforderungen zur Übereinstimmung mit PDF/A ist in PDF/A-1b (Level B Conformance) enthalten. Die PDF/A-1b Anforderungen sollten für die visuelle Langzeit-Reproduktion genügen.

PDF/A-1a und PDF/A-1b unterscheiden sich hauptsächlich bezüglich Durchsuchbarkeit (Textextraktion).

PDF/A-1a stellt sicher, dass die logische Dokumentenstruktur und die natürliche Leseordnung des enthaltenen Texts erhalten bleibt. Die Textextraktion ist vor allem dann wichtig, wenn die Dokumente beispielsweise auf mobilen Geräten (wie beispielsweise einem PDA) oder auf Geräten gemäss Abschnitt 508 des „US Rehabilitation Act“ dargestellt werden sollen. In solchen Fällen muss der Text auf dem eingeschränkten Bildschirm neu angeordnet werden können (reflow). Diese Eigenschaft ist auch unter der Bezeichnung „Tagged PDF“ bekannt.

PDF/A-1b stellt sicher, dass der Text (wie auch der übrige Seiteninhalt) korrekt angezeigt werden kann, garantiert aber nicht, dass der enthaltene Text auch lesbar und verständlich ist. Damit ist die Übereinstimmung mit dem oben genannten Abschnitt 508 nicht gewährleistet.

Der Unterschied zwischen PDF/A-1a und PDF/A-1b hat in der Regel keine Relevanz für gescannte Dokumente, sofern sie nicht mittels OCR für die Suche angereichert wurden.

Im Juli 2011 gab das technische Komitee den zweiten Teil des Standards frei: ISO 19005 2, Part-2 (PDF/A-2). Während für PDF/A-1 die PDF Version 1.4 die Grundlage bildet, profitiert PDF/A-2 von Funktionen, die erst mit späteren PDF Versionen - bis und mit PDF Version 1.7. - verfügbar wurden. Vor allem aber basiert PDF/A-2 nicht auf einer Adobe PDF Version, sondern auf dem ISO Standard 32000-1.

Im Oktober 2012 ist vom ISO Komitee bereits die dritte Ausgabe des Standards (PDF/A-3, ISO 19005-3) freigegeben worden. PDF/A-3 beinhaltet nur eine zwar notwendige, jedoch umstrittene Änderung: In PDF/A-2 war es bereits möglich PDF/A konforme Dokumente in Form von Anhängen einzubetten. PDF/A-3 ermöglicht jedoch erstmals die Einbettung beliebiger Dokumentenformate, wie Excel-, Word-, HTML-, CAD- oder XML-Dateien.

Nutzung des Standards

Wie erhalte ich eine Kopie?

Der ISO 19005 Standard kann auf der ISO Web Seite gekauft werden. Kopien können als Papier oder elektronisch im PDF-Format bestellt werden und sind, wie alle anderen ISO Standards, mittels Copyright geschützt. Deshalb ist die Bereitstellung frei erhältlicher Kopien über das Internet nicht legal. Der Standard ist zur Zeit nur in englischer Sprache verfügbar.

Wer sollte den Standard lesen?

Der PDF/A Standard beabsichtigt die Unterstützung und Verbesserung von Archivierungs-Strategien. Der Standard selbst ist sehr technisch gehalten und kann nur von Experten mit fundiertem Wissen über Seitenbeschreibungssprachen wie PostScript und PDF vollständig verstanden werden. Der Umfang des Hauptdokuments ist zwar klein, der Umfang der Grundlagen-Dokumente jedoch sehr gross. Allein die PDF Referenz 1.4 umfasst fast 1000 Seiten, die darin referenzierten Dokumente wie Fontformate, XML-Spezifikation, Kompressionsformate, RFCs usw. nicht eingeschlossen. Zudem garantiert der Standard alleine nicht die Langzeit-Archivierung. Man ist gut beraten einen Experten hinzuzuziehen, um die PDF/A-Anforderungen zu verstehen, daraus eine unternehmensweite Archivierungs-Strategie herzuleiten und die langfristigen Ziele für die Aufbewahrung von Dokumenten zu erreichen.

Welche Werkzeuge gibt es?

Werkzeuge für die Erzeugung, Verarbeitung und Validierung von PDF/A-Dokumenten sind seit Mitte 2006 auf dem Markt. Von Adobe selbst wurden entsprechende Funktionen in die im Herbst 2006 erschienen Version 8 von Adobe Acrobat integriert. Auch Microsoft stellt für das neue Office 2007-Paket ein separat herunterzuladendes Plug-In bereit, um PDF/A-konforme Dateien direkt aus Office-Produkten heraus erzeugen zu können. Angesichts der bereits erschienenen Produkte zum Erstellen von PDF/A ist es mittlerweile sehr wichtig geworden, die jeweils erstellten PDF/A-Dokumente bezüglich der einwandfreien PDF/A-Konformität zu überprüfen.

PDF/A verlangt nach einer vollständigen Lösung

PDF/A ist nur ein Teil einer vollständigen Archivierungslösung. PDF/A alleine garantiert keine Langzeit-Archivierung und garantiert nicht, dass die Anzeige so funktioniert, wie beabsichtigt. PDF/A beansprucht für sich auch nicht, in jedem Fall die adäquateste Lösung zu sein. Hingegen definiert PDF/A spezifische Anforderungen an elektronische Dokumente, um die Langzeit-Archivierung zu ermöglichen. Wenn ein PDF/A-konformes Archiv implementiert werden soll, müssen noch weitere Aspekte berücksichtigt werden. Dazu gehören beispielsweise unternehmensweite Standards und Prozeduren, verlässliche Datenquellen, Qualitätsmanagement und spezifische, auf den Anwendungszweck zugeschnittene Anforderungen. Vor allem die Migration der bestehenden Papier- oder TIFF-Archive in PDF/A-konforme Archive ist keine unbedeutende Aufgabe und muss deshalb sorgfältig geplant werden.

Zusammenfassung

PDF/A als neuer Archivierungs‑Standard

Die Erwartung an PDF/A ist, sich als neuer Standard für die Archivierung von elektronischen Dokumenten zu etablieren. PDF ist weltweit im öffentlichen und privaten Sektor omnipräsent und bereits als Format für unzählige Zwecke akzeptiert. Der PDF/A-Standard hilft nun sicherzustellen, dass Benutzer diese Dokumente auch nach langer Zeit noch sicher reproduzieren können.

Die Einführung des PDF/A-Standards wird vermutlich (und sollte es auch) einen Einfluss auf die zukünftige Entwicklung von PDF selbst haben. Adobe wird unabhängig davon mit der Verbesserung und Einführung neuer Eigenschaften fortfahren. Beispiele dafür sind 3D-Modelle oder XFA für dynamische PDF-Formulare. Dies wird weiteren Druck auf den „Standard“ ausüben, weil das Wesen eines Standards – insbesondere eines Archivierungs-Standards – darin besteht, dass man ihn nicht häufig ändert.

Wie wird der Markt reagieren?

Wir sollten nicht erwarten, dass der Markt nun geradezu mit PDF/A-Produkten überflutet wird. Es braucht beträchtliches Wissen, um die Technologie hinter PDF/A zu verstehen. Zudem hat der Anwender höhere Qualitätsanforderungen an Standard konforme Software. Erste Werkzeuge sind seit Mitte 2006 auf dem Markt erschienen. Gefragt sind die PDF/A-konforme Erzeugung, die PDF/A-Validierung sowie eine einfache Konversion von bestehendem PDF in Standard konformes PDF/A.

Das Erscheinen der ersten, professionellen PDF/A Werkzeuge löst bereits auch Prozesse zur Implementierung von PDF/A-konformen Archivsystemen aus. Man darf gegenwärtig auch noch nicht zu viel Funktionalität erwarten. Es ist wahrscheinlich, dass vorerst nur das eingeschränkte PDF/A-1b angeboten wird und das vollumfängliche PDF/A-1a später. Wie oft zu beobachten, wird es auch eine Reihe von Produkten geben, welche PDF/A-Konformität für sich beanspruchen, es in Wirklichkeit aber nicht sind. Expertise für die Evaluation und seriöse Anbieter sind vor allem in der Markteinführungsphase gefragt.

Heisse Luft oder eine langfristige Strategie?

PDF/A ist bestimmt nicht eine Eintagsfliege. Das Bedürfnis nach einem Standard für die Archivierung auf der Grundlage von PDF ist schon einige Jahre alt. Und: PDF wird bereits, mit Hilfe unternehmensspezifischer Richtlinien, in vielen Anwendungen für diesen Zweck verwendet. Dass Microsoft ihren Kunden nachgegeben hat und die direkte Erzeugung von PDF/A aus ihren neuesten Office-Produkten heraus unterstützt, ist schon für sich genommen ein klares Signal. PDF/A, international akzeptiert, wird von Dauer sein.

 


PDF/A aus digitalen Quellen - Archivierung von Microsoft Office Dokumenten, E-Mail und Webseiten

1) Einleitung

2) Entstehung digitaler Dokumente als Archivgut

3) Eigenschaften analoger und digitaler Quellen

4) Umwandlung von digitalen Quellen nach PDF/A

5) Zusammenfassung

1) Einleitung

Die Archivierung von Dokumenten und Daten aus digitalen Quellen in PDF/A hat gegenüber dem Erhalt der Daten im Ursprungsformat viele Vorteile. Die Ursprungsapplikationen entwickeln sich rasant weiter. Das führt dazu, dass die Lesbarkeit und die authentische Darstellung von Daten schon nach wenigen Jahren nicht mehr gewährleistet sein kann. Hinzu kommt, dass dafür in einem Unternehmen alle genutzten Applikationen und die Plattformen, auf denen Sie betrieben wurden, erhalten werden müssten. Dies ist mit erheblichen Kosten verbunden. Gerade für digital erzeugte Dokumente und Daten eignet sich PDF/A hervorragend als Format für die Langzeitarchivierung mit grossen Vorteilen bezüglich Einheitlichkeit, Durchsuchbarkeit und Wirtschaftlichkeit.

2) Entstehung digitaler Dokumente als Archivgut

Das ECM-Modell von AIIM unterscheidet fünf Grobprozesse im Management von Unternehmensinformationen: Dokumentenakquisition (Capture), Verarbeitung (Manage), Dokumentenaustausch (Deliver), Aufbewahrung (Preserve) und Zwischenspeicherung (Store). Diesen Prozessen können vereinfacht folgende PDF/A-Funktionalitäten zugewiesen werden:

 
Das ECM-Modell von AIIM und die damit assoziierten PDF/A-Funktionalitäten


Digitale Dokumente entstehen in allen erwähnten Prozessen, und PDF/A hat auch in allen diesen Prozessen eine Bedeutung, jedoch auf unterschiedliche Weise, wie im Nachfolgenden erläutert wird.

Was sind typische Quellen digitaler Dokumente, die später archiviert werden, und in welchen Prozessen entstehen diese?

  • Posteingang
    • Scans mit und ohne OCR (Schrifterkennung)
    • E-Mail mit und ohne Anhänge
  • Office, Graphik und Konstruktion
    • MS Word, Excel, Powerpoint, Visio usw.
    • Illustrator, Indesign, Photoshop usw.
    • CAD: Autocad, 3D Studio Max usw.
  • Elektronischer Datenaustausch
    • SWIFT, EDIFACT usw.
  • Postausgang
    • Druckdatenströme: PostScript, PCL, AFP, usw.
  • Archivmigrationen
    • Massen von TIFF- und anderen Dateien inkl. Erschliessungsdaten (Metadaten, Objekt-Beziehungen, usw.)

3) Eigenschaften analoger und digitaler Quellen

Digitale Dokumente können aus analogen und digitalen Quellen entstehen. Es gibt einige Parameter, die für die spätere Langzeitarchivierung relevant sind:

Eigenschaft Analog Digital
Quellen Scanner, Rasterbilder Standard- und proprietäre Formate aus Applikationen und Datenströmen, in Dateiablagen, Postfächern und Anhängen
Qualität der Quelle gut grosse Unterschiede
Komplexität der Quelle gering kann sehr hoch sein
Produkte-Differenzierung Kompressionsrate, Performance Qualität
Grösste Herausforderung Erkennungsraten OCR Informationsverlust bei der Unwandlung


Anhand dieser Unterschiede wird klar, dass eine differenzierte Strategie bei der Behandlung unterschiedlicher Quellen – sowohl im Groben wie im Detail – nötig ist, und zwar für die Mitarbeiter von IT-Abteilungen und Records-Manager wie auch für Hersteller von Konvertierungsprodukten. Die Herausforderung liegt darin, nicht einfach ein PDF/A-konformes Dokument zu erzeugen, sondern die Quelle so zu interpretieren, dass auch das visuelle Erscheinungsbild dem Ursprungsdokument entspricht. Die nachfolgende Darstellung zeigt Resultate von Konvertierungen nach PDF/A, die formalistisch gesehen konform sind, der Quelle im visuellen Erscheinungsbild jedoch nur ungenügend entsprechen:
 




 


Korrekte und falsche Konversionen: Das Resultat war in beiden Fällen ein konformes PDF/A-Dokument, das bei falscher Konversion aber in keiner Weise dem Ursprungsdokument entsprach.

4) Umwandlung von digitalen Quellen nach PDF/A

4.1) Warum umwandeln?

Die Langzeitarchivierung digitaler Daten in PDF/A bietet grosse Vorteile:

  • Die ursprünglichen, „nativen“ Applikationen und Plattformen, auf denen die Applikationen betrieben wurden, müssen nicht erhalten werden
  • Die Abhängigkeit von Software-Herstellern wird verringert, da sämtliche relevanten Informationen in einem ISO-normierten Format gespeichert werden, das herstellerneutral ist
  • Vereinfachte Bearbeitung durch die Einheitlichkeit der archivierten Daten in einem Format
  • Möglichkeit der Volltextsuche im gesamten Datenbestand

Diese Vorteile gehen auch mit einem nicht zu unterschätzenden wirtschaftlichen Nutzen einher.

Natürlich hat die Archivierung in PDF/A gegenüber den nativen Formaten auch einige wenige Nachteile wie beispielsweise aufgrund des Verlustes von Interaktivität oder der eingebauten „Funktionalität“ des nativen Formates. Als Beispiel sei hier MS Excel angefügt, das Formeln zur Berechnung von Inhalten anbietet, die bei der Konversion verloren gehen. Es macht bei diesen Formaten deshalb durchaus Sinn, auch das Ursprungsdokument zu archivieren und die Archivierung in PDF/A als Fallback-Variante einzusetzen. Der Zeitpunkt der Archivierung kann bei „interaktiven“ Dateien auch so gewählt werden, dass die Notwendigkeit zu weiteren Veränderungen kaum mehr gegeben ist (Document Lifecycle Management). Bei bestimmten Formaten (z.B. E-Mails) ist eine Speicherung des Ursprungsdokumentes aus Compliance-Gründen möglicherweise erforderlich.

4.2) Überblick Entstehungs- und Umwandlungsprozesse

Die Erstellung von PDF/A aus proprietären Formaten wie Office-Dokumenten, CAD-Zeichnungen u.ä. erfolgt am einfachsten über einen leistungsfähigen Druckertreiber, auch PDF Producer, PDF Creator oder PDF Converter genannt (z.B. Adobe Distiller, uvm.). Dieser „Umweg“ über einen Druckertreiber ist nötig, da die native Applikation bis anhin meist nicht über eine „Save to PDF“-Funktion verfügt. Bei MS Office 2007 gibt es diese Funktion inzwischen, allerdings muss hierfür ein separates Add-in heruntergeladen werden.

Die Archivierung von E-Mails inkl. Anhängen nach PDF/A (z.B. aus MS Outlook) ist komplexer. Es gibt bis anhin nur wenige Anbieter einer solchen Funktionalität, beispielsweise PDF Tools AG mit dem 3-Heights™ Document Converter Service, der eine E-Mail mitsamt ihren Anhängen in ein einziges PDF/A-Dokument konvertiert.

Aus Datenbanken, ERP-Systemen u.ä. wird PDF/A in der Regel über eine Export-Funktion („Save to PDF“) gesteuert. Oft müssen solche Dateien nachbearbeitet werden, da sie nicht vollumfänglich dem Standard entsprechen. Eine weitere Möglichkeit ist hier die direkte, programmatische Erzeugung von PDF- und PDF/A-Dateien. Dabei können die Inhalte aus beliebigen Quellen zusammengefügt werden, beispielsweise für die Aufbereitung von personalisierten Druckerzeugnissen. 

Bilder werden mit spezifischen Tools in der Regel direkt umgewandelt, wobei eine OCR-Funktionalität sowohl für die Erzeugung von Metadaten und die Durchsuchbarkeit der Texte wichtig sind. Gerade bei gescannten Dokumenten ist die Komplexität solcher Anwendungen trotzdem nicht zu unterschätzen, insbesondere in den Bereichen Formatvielfalt (z.B. Dutzende Varianten von TIFF), Farben, Schriften und Kompressions- und Segmentierungsverfahren (z.B. Mixed Raster Content).


Umwandlung von digitalen Quellen nach PDF/A mit unterschiedlichen Konvertierungsverfahren


Jede Umwandlungssoftware in allen Bereichen muss die spezifischen Gebote und Verbote von PDF/A beachten, wie die Einbettung von Fonts, Farbprofilen und Metadaten (als XMP).

4.3) Allgemeine Herausforderungen 

Ganz allgemein ist man bei der Erstellung von PDF/A aus digitalen Quellen mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:

  • Farben:
    • Wenn die Farbprofile der Quellen fehlen, dann müssen Annahmen über den Farbraum getroffen werden
  • Schriften:
    • Wenn Schriften (oder Glyphen) fehlen, müssen Ersatzschriften gewählt werden. Dies setzt voraus, dass der Text als Unicode vorliegt.
  • Transparenz:
    • Die Verflachung von Transparenz ist komplex und kann zum Verlust von Informationen führen (Schriften, Vektoren usw.)
  • Ebenen, Interaktive und Multi-Media Elemente:
    • Nur die „Druckansicht“ bleibt erhalten
  • Aktionen:
    • Funktionalität (JavaScripts usw.) geht verloren
  • Digitale Signaturen:
    • Prüfen, Dokumentieren, neu Signieren

4.4) Umwandlung von E-Mails

In einer E-Mail können alle Arten von Dokumenten, verschachtelte Archive und vieles mehr (ausführbare Dateien etc.) enthalten sein. Die E-Mail kann zudem interne oder externe Referenzen enthalten (z.B. HTML-Mails), und es sind unterschiedlichste Systeme, Schnittstellen, Dateisysteme und Datenströme involviert.

Die Archivierung von E-Mails inklusive Anhänge ist deshalb gewissermassen die „Königsdisziplin“ der Archivierung in PDF/A, müssen doch alle Herausforderungen im Zusammenhang mit der Umwandlung von ursprünglich analogen und digitalen Quellen in einem einzigen Produkt gelöst werden.

Der Lösungsansatz besteht darin, für jedes einzelne Element einer E-Mails eine differenzierte Konvertierungsstrategie zu wählen: E-Mail Body und Anhänge werden einzeln konvertiert und erst dann wieder zu einem einzigen Dokument zusammengeführt. In diesem PDF/A-Dokument ist jeder Anhang dann mit einem sogenannten Bookmark-Eintrag erkennbar. So ist die Struktur der E-Mails auch später noch nachvollziehbar. Zudem gehen auch Informationen wie Inhaltsverzeichnisse von Word-Dokumenten nicht verloren. Diese werden als zweite Hierarchieebene ebenfalls in den Bookmarks abgebildet und im PDF/A entsprechend verlinkt.

Auch die Behandlung von digitalen Signaturen ist bei der Archivierung von E-Mails eine Herausforderung.

4.5) Umwandlung von Webseiten

Das Thema der Archivierung von Webseiten ist relativ neu. Im Wesentlichen geht es darum, jederzeit Inhalte und Zustand der eigenen Webseite rechtlich vertrauenswürdig festzuhalten, um in Gerichts- oder anderen Verfahren die nötigen Beweismittel vorlegen zu können.

Die Schwierigkeit bei der Webseiten-Archivierung besteht auch darin, dass die Ausgabe über einen Druckertreiber im Normalfall nicht das authentische Erscheinungsbild repräsentiert, da die Webseiten in der Regel für den Druck speziell aufbereitet werden. Um aber ein vertrauenswürdiges Beweismittel vorlegen zu können, ist diese „Abbildungstreue“ von entscheidender Bedeutung.

Von der Webseite wird deshalb mit einer „Capture“-Funktionalität ein Bild erzeugt, das mit den entsprechenden Texten und sonstigen Informationen (wie Fonts, Farbräume etc.) gewissermassen zu einem „vektorisierten, durchsuchbaren Screenshot“ zusammen geführt wird. Komplex ist auch die Behandlung von externen Links und der internen Link-Struktur der Website. Zudem ist es nötig, sich auf einen Browser und eine Browser-Version festzulegen, da unterschiedliche Browser und –Versionen auch eine andere Darstellung der Webseite zur Folge haben.

4.6) Umwandlung auf Client oder Server

Bei der Frage, ob Umwandlungssoftware auf einzelnen Clients oder einem zentralen Server installiert werden soll, sind folgende Aspekte zu beachten:

Eigenschaft Client Server
Skalierung Arbeitsplätze kleine Anzahl hohe Anzahl
Ausbreitung komplex einfach
Robustheit für den Anwender von der Erzeuger-Applikation abhängig unabhängig
Performanz für den Anwender durch Client begrenzt skalierbar
Unterstützte Quellformate durch Installation begrenzt skalierbar
Applikationsbetreuung dezentral zentral

4.7) Font-Handling bei Massenarchivierungen

Einzelne, individuelle PDF/A-Dokumente können direkt archiviert werden. Für die Archivierung von grossen Mengen ähnlicher PDF/A-Dokumente (z.B. Telecom-Rechnungen usw.) ergibt sich oft die Situation, dass die Dokumente die gleichen Schriften, Logos oder andere Corporate Identity Elemente enthalten, die für jedes einzelne Dokument mitarchiviert werden müssten. Das wiederholte Speichern von gemeinsamen Ressourcen (Schriften, Bilder) ist nicht erwünscht und mindert die Akzeptanz von PDF/A.

Als Lösung ist eine Erweiterung (Addin) zum Archiv-System realisierbar, welches bei der Massen-Archivierung von PDF/A Dateien die gemeinsamen Ressourcen trennt und für alle Dokumente in nur einer Instanz speichert. Beim Abrufen eines Dokuments werden die gemeinsamen Ressourcen mit dem Dokument wieder zu einem vollständigen PDF/A-Dokument abgemischt. Der Ablauf ist auch für digital signierte Dokumente realisierbar, allerdings muss das Dokument bereits bei der Signierung für die Abtrennung der Ressourcen vorbereitet werden.


Konzept zur Vermeidung der redundanten Speicherung von Ressourcen (wie z.B. Fonts) in der Massenarchivierung.
 

4.8) Rechtssicherheit mit digitaler Signatur

Die digitale Signierung von PDF/A-Dateien, die aus digital erzeugten Dokumenten stammen, bringt in jedem Fall eine grössere Rechtssicherheit mit sich. Je nach Anwendungsfall muss man sich aber im Klaren darüber sein, was die Signatur wirklich bringt. In jedem Fall lässt sich bei einer qualifizierten elektronischen Signatur eine zweifelsfreie Aussage machen, zu welchem Zeitpunkt die Umwandlung stattgefunden hat und ob das Dokument seit der Umwandlung noch verändert wurde. Und natürlich auch, wer den Umwandlungsprozess in einem Unternehmen vorgenommen hat.

Allerdings sind damit allfällige Zweifel, welche durch die „dynamische“ Quelle (z.B. eine Datenbank) eines solchen PDF/A-Dokumentes entstehen, nicht ausgeräumt. Ebenso wenig ist ein Nachweis möglich, ob das erzeugte PDF/A-Dokument tatsächlich dem Erscheinungsbild des Ursprungsdokumentes (z.B. eines Word-Dokumentes entspricht), oder ob wirklich alle im Dokument enthaltenen Informationen (z.B. Inhalte und Beilagen bei einer E-Mail) in der PDF/A-Datei vorhanden sind. Um bei solchen Dokumenten eine Steigerung der Glaubwürdigkeit zu erreichen, ist die Zertifizierung des ganzen Prozesses nötig.

Ein Thema, das also weit über den reinen Einsatz von digitalen Signaturen hinausgeht. Solche Zertifizierungen bedingen aber ein gewisses Volumen, so dass sich diese vor allem für Dienstleister, Software- und Systemhersteller und grosse Unternehmen lohnen.

4.9) Qualitätssicherung über Validierer

„Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“: Dies gilt natürlich auch für PDF/A und Produkte, die PDF/A erzeugen oder dies behaupten. Denn nicht überall, wo PDF/A draufsteht, ist auch PDF/A drin. Die Archivierung von Unternehmensdaten kann im Extremfall über die Existenz eines Unternehmens entscheiden.

Beispielsweise dann, wenn in einem Gerichtsfall die entlastenden Akten nicht oder nicht rechtzeitig bereitgestellt werden können. Deshalb ist es wichtig, Tools einzusetzen, die höchsten Qualitätsstandards genügen. Um festzustellen, ob ein Tool diese Voraussetzung erfüllt, gibt es Validatoren. Und auch diese Validatoren wollen geprüft sein. Hierfür hat die PDF Association eine frei verfügbare Testsuite erstellt, die den Standard systematisch verletzt und dabei prüft, ob ein Validierer alle Verletzungen erkennen kann.

Der Einsatz eines Validierers ist aber nicht nur bei der Evaluation eines Tools wichtig, sondern auch in den operativen Prozessen. So sollten die erzeugten PDF/A-Dokumente regelmässig mit einem Validierer auf ihre Konformität hin überprüft werden – im Sinne einer permanenten Qualitätssicherung. Denn unterschiedliche Quellen, Applikationsversionen u.ä. können zu unterschiedlichen Konvertierungsresultaten führen.

5) Zusammenfassung

PDF/A als Format zur Archivierung digitaler Dokumente ist vorteilhaft und kann zu erheblichen Kosteneinsparungen gegenüber der Archivierung im nativen Format führen. Allerdings steckt auch hier der Teufel im Detail, und die Komplexität ist je nach Quelle der digitalen Dokumente nicht zu unterschätzen. Die Zusammenarbeit mit Spezialisten auf diesem Gebiet ist deshalb unabdingbar und kann den Anwender vor unnötigen Kosten durch fehlerhafte Prozesse u.ä. schützen. Der rasche und sichere Zugriff auf Informationen ist sowohl im Tagesgeschäft wie auch aus strategischer Sicht (z.B. bei Rechtsfällen) von grosser Bedeutung. Mängel in diesem Bereich können mit Image-Schäden oder substanziellen, finanziellen Konsequenzen einhergehen. Die Archivierungsprozesse gerade von digitalen Daten sind deshalb Chefsache.

Verarbeitungsprozesse rund um PDF/A

Um PDF/A-konforme Dokumente konform zu erzeugen und anzuzeigen, ist eine genaue Kenntnis des PDF/A Standards nötig. Dieses Wissen allein ist aber noch nicht ausreichend, um die PDF/A bezogenen Prozesse optimal zu gestalten.

Wir zeigen auf, wie einige typische Verarbeitungsschritte optimal gestaltet werden und welche unserer Produkte hierfür zum Einsatz kommen können. Natürlich gibt es weitere Anbieter am Markt, die wir an dieser Stelle verständlicherweise nicht aufführen können.

Die Themen im Überblick:

PDF/A Erzeugen

PDF-Verarbeitung und -Umwandlung

PDF/A Signieren

PDF/A Validieren

PDF/A Anzeigen

PDF/A Massen-Archivierung

Schema: PDF/A Prozesse im Überblick


 

PDF/A Erzeugung

PDF/A Dokumente können auf Clients oder Servern erstellt werden und aus unterschiedlichen Quellen stammen.
 



PDF/A Erzeugung auf dem Client


PDF/A Erzeugung auf dem Server

Wichtig ist, dass die Erstellungssoftware die Gebote und Verbote von PDF/A (inkl. Korrigendum) beachtet:

  • Die verwendeten Schriften (Fonts) müssen für Texte eingebettet werden.
  • Für die Eingabebilder (gescannt, konvertiert) sollte idealerweise ein Farbprofil vorliegen.
  • Metadaten sollten vorliegen, zwecks Einbettung als XMP

Erzeugung aus Windows-Applikationen

Mit Hilfe der Druckfunktion werden PDF Dokumente mit einem PDF Producer (andere Namen: PDF Creator, PDF Converter, etc.) aus einer beliebigen Windows-Applikation erzeugt. Am häufigsten werden Microsoft Office Dokumente auf diese Weise konvertiert. Die Konvertierung von E-Mails inklusive Anlagen ist komplexer. Hierfür eignet sich beispielsweise unser 3-Heights™ Document Converter Service, der E-Mails mit samt Anhängen in PDF, PDF/A oder TIFF konvertiert. Alternativ werden die PDFs direkt mittels der „Save to PDF” Funktion erzeugt, die Microsoft Office 2007 (Add-On muss heruntergeladen werden) oder neu auch in Microsoft Office 2010 enthalten ist. Für die PDF/A-Erzeugung eignen sich unsere 3-Heights™ PDF Desktop Producer oder unser 3-Heights™ Document Converter Service.

Dynamische PDF/A Erzeugung und Personalisierung

PDF Dokumente werden direkt programmatisch aus einer Applikation (z.B. Webserver) erzeugt. Zudem können, nebst statischen Inhalten, auf diese Weise auch dynamische Inhalte einfliessen, z.B. aus Datenbanken. Wir werden in Kürze einen PDF Creator anbieten, der PDF/A aus solchen Quellen erstellen kann.

Umwandlung von Bildern nach PDF

Die Konversion von Bilddateien in PDF/A-konforme Dateien erfolgt in den meisten Fällen als einfache Datei-Umformung. Für weitergehende Anforderungen (wie etwa Farbmanagement) kann die Konversion jedoch komplexer gestaltet sein.

Scanning/OCR

Das Einscannen, Erkennen von Schriften und Umwandeln in PDF/A-konforme Dokumente ist ein Gebiet, das viel Erfahrung und Know-How erfordert (z.B. Erzeugung von Mixed Raster Content, Anwendung von komplexen Kompressionsverfahren). Um Bilder oder gescannte Dokumente nach PDF/A zu konvertieren, verwenden Sie unseren 3-Heights™ Image to PDF Converter.


PDF-Verarbeitung und -Umwandlung

Die Umwandlung in PDF/A wird nach allen anderen Verarbeitungsstufen, jedoch vor dem Aufbringen einer digitalen Signatur durchgeführt.

Mögliche PDF Verarbeitungs-Funktionen sind:

  • Split: Zerlegen eines Dokuments in einzelne Seiten. Merge: Zusammenfügen von einzelnen Seiten zu einem ganzen Dokument. (PDF Prep Tool Suite & PDF Command Line Suite, allerdings momentan nicht PDF/A konform)
  • Stamp: Anbringen von Wasserzeichen, Stempel-Markierungen, Kopf- und Fusszeilen, Seitennummern. (PDF Batch Stamp Tool)
  • Fill Forms: Programmatisches Ausfüllen von Formularfeldern mit dynamischen Inhalten. (PDF Form Filling & Flattening Tool)
  • Annotate: Anbringen von interaktiven Elementen wie Kommentare, Lesezeichen, Textmarkierungen (wird künftig im 3-Heights™ PDF Viewer angeboten).

Die meisten PDF Verarbeitungs-Funktionen (wie oben aufgelistet) garantieren nicht die PDF/A-Konformität des Ausgabedokuments, auch wenn alle Eingabedokumente PDF/A-konform sind.

PDF to PDF/A Konverter

Die Umwandlung in PDF/A dient zum Beispiel folgenden Zwecken:

  • Vorbereitung des Dokumentes für die Archivierung
  • Vorbereitung des Dokumentes für digitale Signatur
  • Vorbereitung des Dokumentes für den Dokumentenaustausch (intern / extern)

Die Konversion von PDF zu PDF/A ist nicht trivial. Folgenden Aufgaben sind damit verbunden:

  • Abhängigkeiten vom Ausgabegerät (device dependencies) auflösen
  • Schriftarten (Fonts) einbetten
  • Statisches Erscheinungsbild von interaktiven Inhalten (wie z.B. Flash) herstellen
  • Transparenz auflösen (Transparency Flattening)
  • Unerlaubte Inhalte entfernen, wie z.B. JavaScripts

Für die Konvertierung von PDF nach PDF/A eignet sich der 3-Heights™ PDF to PDF/A Converter.


PDF/A Signieren

Signieren findet nach der Umwandlung in PDF/A statt.

Das Aufbringen einer digitalen Signatur auf ein PDF/A Dokument entspricht der inkrementellen Änderung des Dokuments. Bevor das Dokument signiert werden kann, muss es bereits PDF/A-konform sein. Die ursprünglichen Inhalte des Dokuments bleiben dabei unverändert und die Datenstrukturen der digitalen Signatur werden am Ende der Datei zusätzlich angefügt. Die digitale Signatur selbst muss PDF/A-konform sein. Die gleichzeitige Aufbringung von mehreren digitale Signaturen ist möglich (z.B. Unterschrift des Verfassers, Unterschrift des Prüfers, Unterschrift des Freigabeberechtigten).

Änderungen am Dokument nach dem Aufbringen der digitalen Signatur

Alle Änderungen, welche nach dem digitalen Signieren erfolgen, müssen gleichfalls inkrementell und PDF/A konform sein. Typische Änderungen sind die Redaktion von Dokumenten (Streichen, Ändern und Ergänzen von Textstellen, Annotieren, usw.) oder die Aktualisierung von Inhalten. Es gibt momentan keine PDF/A-konformen Änderungswerkzeuge, die bereits digital signierte Dokumenten PDF/A-konform editieren können.

Folgende unserer Produkte können PDF/A konforme, digitale Signaturen aufbringen:

  • 3-Heights™ PDF to PDF/A Converter
  • 3-Heights™ PDF Security.

PDF/A Validieren

Die PDF/A Konformität muss oft an mehreren Stellen mittels Validierung sichergestellt werden.

Ziele der PDF/A Validierung

Die Aufgabe einer Validierung ist die Feststellung, ob ein PDF-Dokument konform zur ISO Norm ist oder nicht.

Einsatzgebiete

  • Ein- und Ausgangsprüfung von Dokumenten
  • Prüfung des Dokumentes vor und nach bestimmten Prozessschritten
  • Steuerung der Dokumentenverarbeitung (accept / reject)
  • Erstellen eines „Compliance Reports”

Herausforderung

Validatoren müssen von einer unabhängigen Stelle mit einer allgemein akzeptierten Testsuite geprüft und bestätigt werden.

Für die Validierung bietet PDF Tools AG den 3-Heights™ PDF Validator an.


PDF/A Anzeigen

PDF/A-konforme Dokumente anzuzeigen ist nicht dasselbe, wie Dokumente PDF/A-konform anzuzeigen.

Konventionelle PDF Viewer

Die meisten Anzeigeprogramme sind nicht PDF/A konform, das heißt sie berücksichtigen die spezifischen Anforderungen des Standards hinsichtlich Anzeige nicht. Eine PDF/A-Anzeige-Komponente sollte folgende Funktionen abdecken:

  • Ausgabe einer Warnung, wenn eine Datei Elemente enthält, welche nicht PDF/A konform sind.
  • Nutzung der eingebetteten und nicht der gleichnamigen vorinstallierten Schriften.
  • Nutzung der eingebetteten Farbprofile und nicht der alternativen Farbräume.
  • Konsequente Anzeige der in der Datei enthaltenen Erscheinungsbilder von interaktiven Elementen und nicht dynamisches Erzeugen derselben.
  • Abschaltmöglichkeit, um die Ausführung von Hyperlinks zu vermeiden.

Produkte für die Anzeige

  • Adobe Acrobat 9 im PDF/A-Modus
  • PDF Tools AG: 3-Heights™ PDF Viewer und 3-Heights™ Java Document Viewer

PDF/A Massen-Archivierung

 

PDF/A Archivierung mit einem erweiterten Archivsystem mit der Möglichkeit zum Mergen von gemeinsamen Ressourcen.


Für einzelne, individuelle PDF/A-Dokumente ist eine direkte Archivierung problemlos möglich. Die Archivierung großer Mengen ähnlicher PDF/A-Dokumente (z.B. Telecom-Rechnungen usw.) beinhaltet die Herausforderung, dass die Dokumente die gleichen Schriften, Logos oder andere Corporate-Identity-Elemente enthalten, die für jedes einzelne Dokument – und damit ggf. millionenfach - mitarchiviert werden müssten. Dieses wiederholte Speichern von gemeinsamen Ressourcen (wie Schriften, Logos, Bilder etc.) ist nicht erwünscht. Es mindert die Akzeptanz von PDF/A.

Als Lösung ist ein erweitertes Archiv-System realisierbar, das bei der Massen-Archivierung von PDF/A-Dateien die gemeinsamen Ressourcen abtrennt und für alle Dokumente in nur einer einzigen Instanz speichert. Wird ein Dokument abgerufen, so werden die gemeinsamen Ressourcen mit dem Dokument wieder zu einem vollständigen PDF/A Dokument zusammengeführt.

Dieser Ablauf ist sogar für digital signierte Dokumente realisierbar, wobei das Dokument schon bei der Signierung bezüglich Abtrennung der Ressourcen vorbereitet werden muss.

PDF Tools AG hat mit der PDF Prep Tool Suite eine entsprechende Anwendung realisiert.


Schema: PDF/A Prozesse im Überblick

Die erwähnten Schritte, zusammengefügt zu einem Gesamtprozess: (inkl. Produkte von PDF Tools AG, diese werden weiter unten oder unter Produktübersicht im Detail vorgestellt)


Gerne beraten wir Sie, um für Ihren individuellen Anwendungsfall eine optimale Lösung zu finden. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

 

PDF/A Produkte von PDF Tools AG

  • Überblick
  • PDF/A erstellen & umwandeln
  • PDF/A anzeigen & drucken
  • PDF/A signieren & validieren
  • OCR für PDF/A

Überblick

PDF Tools AG hat die umfassendste Palette an PDF/A Produkten weltweit. Die Übersichtsgrafik zeigt alle relevanten Prozesse rund um PDF/A und die Produkte von PDF Tools AG für...

  • PDF/A Erstellung & Konvertierung
  • PDF/A Anzeige & Druck
  • PDF/A Signierung & Validierung
  • OCR für PDF/A

PDF/A erstellen & konvertieren

3-Heights™ Document Converter Service

Der 3-Heights™ Document Converter Service ist eine unternehmensweit einsetzbare Lösung für die Konvertierung aller gängigen Dateiformate nach PDF/A. Neben dem Anbringen von PDF/A konformen digitalen Signaturen steht auch die Einbettung von PDF/A konformer OCR Information und Metadaten zur Verfügung. Er eignet sich speziell für die Posteingangsverarbeitung und die Konversion nach PDF/A für die Langzeitarchivierung von E-Mails mit Anhängen und Office Dokumenten. Mehr zum Document Converter Service

3-Heights™ PDF to PDF/A Converter

Der 3-Heights™ PDF to PDF/A Converter ist eine Komponente zur Umwandlung von PDF Dokumenten in das PDF/A Langzeitarchivformat. Das Eingabedokument wird analysiert, umgewandelt und bei Bedarf im gleichen Schritt digital signiert. Die Komponente ist robust und skalierbar, wodurch sie sich für die Integration in verschiedene Prozesse wie die Standardisierung, Qualitätssicherung oder Archivmigration eignet. Mehr zum PDF to PDF/A Converter

3-Heights™ Image to PDF Converter

Die 3-Heights™ Image to PDF Converter Komponente wandelt Rasterbilder wie TIFF oder JPEG in PDF/A Dokumente um. Typische Anwendungen sind die Umwandlung von gescannten Dokumenten in PDF/A, die Migration eines TIFF Archivs nach PDF/A oder die Umwandlung von Fax Dateien in PDF/A mit optionaler OCR Erkennung. Mehr zum Image to PDF Converter

3-Heights™ PDF Producer

Der 3-Heights™ PDF Producer erstellt PDF/A Dokumente über die Druckfunktion aus allen Windows Applikationen. Mit dem mitgelieferten Plug-in lassen sich PDF/A Dokumente mit einem Knopfdruck aus MS Office erstellen, und das Resultat kann automatisch angezeigt werden. Die API Version bietet besonders für Softwareentwicklungspartner zahlreiche Zusatzoptionen. Mehr zum PDF Producer

PDF/A anzeigen & drucken

3-Heights™ PDF Viewer

Der 3-Heights™ PDF Viewer ist eine kompakte und ausgereifte Komponente zur PDF/A konformen Anzeige von PDF Dokumenten. Er unterstützt neben PDF auch Rasterbilder wie TIFF oder JPEG und die dargestellten Dokumente können optional ausgedruckt werden. Mehr zum PDF Viewer

3-Heights™ PDF Printer

Der 3-Heights™ PDF Printer ist eine kompakte Komponente zum PDF/A konformen Ausdrucken von PDF Dokumenten. PDF Dokumente kommen in vielen Geschäftsbereichen vor, und bei deren Ausdruck werden verschiedene Anforderungen gestellt. Dazu gehören hoher Durchsatz, hohe Abbildungstreue auch bei komplexen Dokumenten, PDF/A konformer Druck, Druck auf Papier oder in Druckdatenströme wie PS, PCL und XPS. Mehr zum PDF Printer

PDF/A signieren und validieren

3-Heights™ PDF Security Tool

Mit der 3-Heights™ PDF Security Komponente können verschiedene Arten von elektronischen Signaturen (einfache, fortgeschrittene, qualifizierte) PDF/A konform aufgebracht werden. Vorzüge der Komponente sind neben der PDF/A Konformität die Einbettung von Informationen über die Gültigkeit der Zertifikate (OCSP, CRL), Zeitstempel und die Anbindung an Hardware-Signaturgeräten (HSM) für Massensignaturanwendungen. Signierte Dokumente können auf deren Integrität geprüft werden. Mehr zum PDF Security Tool

3-Heights™ PDF to PDF/A Converter

Der 3-Heights™ PDF to PDF/A Converter ist eine Komponente zur Umwandlung von PDF Dokumenten in das PDF/A Langzeitarchivformat. Das Eingabedokument wird analysiert, umgewandelt und bei Bedarf im gleichen Schritt digital signiert. Die Komponente ist robust und skalierbar, wodurch sie sich für die Integration in verschiedene Prozesse wie die Standardisierung, Qualitätssicherung oder Archivmigration eignet. Mehr zum PDF to PDF/A Converter

3-Heights™ PDF Validator

Der 3-Heights™ PDF Validator dient der Qualitätssicherung von PDF Dokumenten und Prozessen, welche solche erzeugen. Dokumente werden auf Konformität zu den ISO Normen für PDF und PDF/A geprüft. PDF ist ein weit verbreitetes Format. Deshalb ist es wichtig, dass die Interoperabilität gewährleistet ist. Insbesondere, wenn geschäftsrelevante oder zu archivierende Informationen enthalten sind, müssen die Dokumente auf ihre Korrektheit und langfristige Lesbarkeit geprüft werden. Genau diese Aufgabe, sei es für einzelne Dokumente oder Stapel, übernimmt der Validator. Mehr zum PDF Validator

OCR für PDF/A

3-Heights™ OCR Enterprise Add-On

Das 3-Heights™ OCR Enterprise Add-On ergänzt mehrere Produkte der PDF Tools AG mit einer leistungsfähigen Texterkennung. Somit können bei der Konvertierung von Bildern, wie TIFF oder JPEG nach PDF oder PDF/A, oder bei der Konvertierung von PDF nach PDF/A im gleichen Schritt OCR Informationen hinzugefügt werden. Mehr zum OCR Enterprise Add-On

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Veranstaltungen

4. - 6. Oktober 2016
IT & Business 
Stuttgart, Deutschland

In diesem Jahr stellen wir Ihnen unsere Produkte am Partnerstand des VOI vor. Sie finden uns in der Halle 1 – B51.

PDF Tools AG bietet mit dem 3-Heights ™ Scan to PDF Server eine Lösung für das Erzeugen von PDF/A-Dateien aus gescannten und via FAX empfangenen Bildern, welche die wichtigsten Anforderungen wie kleine Dateigrösse, Durchsuchbarkeit und eingebettete Metadaten erfüllt.

Lernen Sie die Vorteile und Stärken des 3-Heights™ Document Converter kennen. Mit dieser Lösung können Sie alle gängigen Dateiformate wie auch E-Mails nach PDF/A, PDF und TIFF konvertieren. Zudem bietet die Lösung die Möglichkeit zur Erzeugung von PDF/A-3 Dateien mit Einbettung von ZUGFeRD-konformen Rechnungsdaten.

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