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ZUGFeRD
elektronische Rechnungen im PDF/A Format

Elektronische Rechnungen sind im Vormarsch. Grosse Unternehmungen nutzen diese Variante der Rechnungsstellung bereits seit einigen Jahren. Das Potential bezüglich Zeit- und Kosteneinsparungen lockt aber auch immer mehr mittlere und kleine Unternehmungen an.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist die Kurzform für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland“.

ZUGFeRD ist ein Dateiformat für die Standardisierung elektronischer Rechnungen. Es vereint die Vorteile von XML und PDF Format in einer einzigen Datei. Das Forum elektronische Rechnungen Deutschland hat in Zusammenarbeit mit führenden Unternehmen aus verschiedenen Branchen einen Standard geschaffen, welcher den reibungslosen Ablauf bei der elektronischen Rechnungsstellung absichern soll.

Das PDF/A Format ist ein speziell für die Langzeit­archivierung konzipiertes Format. Seit 2005 wird PDF/A als herstellerunabhängige ISO-Norm publiziert und weiterentwickelt. ZUGFeRD basiert auf PDF/A‑3, dem 3. Teil der Normreihe. Kern von PDF/A‑3 ist die Möglichkeit, XML-Daten einzubetten. Damit lässt sich mit ZUGFeRD die duale Anforderung – PDF/A für die optimale Lesbarkeit durch den Menschen und XML für die optimale Lesbarkeit durch Maschinen – auf einfache Weise umsetzen.

Zusätzlich sind in ZUGFeRD die Standards „Cross Industry Invoice“ (CII) und „Message User Guides“ (MUG) vom Europäischen Standardisierungsgremium CEN berücksichtigt. Diese Massnahme garantiert, dass das Format europaweit und international einsetzbar ist.

Wo wird ZUGFeRD eingesetzt und wann ist es sinnvoll?

Der Einsatzbereich des Standards ist klar begrenzt. Es dient ausschliesslich dem elektronischen Rechnungsaustausch.

Was muss man beachten?

  • Elektronische Rechnungen unterliegen in der Regel der Aufbewahrungspflicht. Sie müssen, wie andere geschäftsrelevante elektronische Dokumente, digital archiviert werden.
  • Verwenden Sie für das Erstellen von ZUGFeRD konformen Rechnungen nur Software, welche die geforderten Normen einhält.
  • Prüfen Sie vor dem Archivieren mit Hilfe eines geeigneten Validators, ob die elektronische Rechnung konform mit den Normen ist.

Wie unterstützt PDF Tools AG ZUGFeRD?

PDF Tools AG bietet Produkte für das Erstellen und Prüfen von ZUGFeRD konformen Dokumenten an.

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