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Erfolgsgeschichte

Papierlose, elektronische Dossierführung bei der Kantonalen Steuerverwaltung Thurgau 

Kurzportrait Abraxas Informatik AG

Die Abraxas Informatik AG ist eine erfahrene Schweizer ICT-Unternehmung mit breitem Leistungsangebot für öffentliche Verwaltungen und mittelständische Unternehmen. Das Unternehmen mit Hauptsitz in St. Gallen hat weitere Niederlassungen in Frauenfeld, Préverenges, Winterthur und Zürich. In den Bereichen IT Services, Fachanwendungen, Integrationslösungen und Prozessberatung bietet Abraxas den Kunden sämtliche relevanten Dienstleistungen aus einer Hand. Diese reichen von Consulting über Applikations­entwicklung und Implementierung bis hin zu Infrastrukturbereitstellung und Betriebsleistungen.

Kurzportrait Kantonale Steuerverwaltung Thurgau

Die Kantonale Steuerverwaltung Thurgau ist verant­wortlich für die Veranlagung der direkten Steuern von Bund, Kanton und Gemeinden. Überdies fakturiert sie sowohl die direkten Bundessteuern, Erbschafts- und Schenkungssteuern, Liegenschaftssteuern sowie die Grundstückgewinnsteuern. Die Steuern als Hauptein­nahmequelle der öffentlichen Haushalte bilden die finanzielle Grundlage für eine Vielzahl von Dienstleistungen. 

Anwendungsbedarf und Umsetzung

Mit der Einführung eines elektronischen Archives in den Bereichen Veranlagung und Bezug in der Steuer­verwaltung des Kantons Thurgau wurde das Ziel der papierlosen elektronischen Aktenführung verfolgt. Durch eine gesamtheitliche Dossierführung von Dokumenten aus unterschiedlichsten Quellen (Dokumente aus Bezugsapplikation, gescannte Steuererklärungen, elektronisch eingereichte Steuererklärungen) sollte die Effizienz gesteigert und eine einheitliche Archivierung erreicht werden. Dazu wurden die Fach­applikationen abx-tax.gov und abx-tax.pub über die ECM-Integrations­plattform ECM.ip an das Archiv angebunden. ECM.ip nimmt Dokumente aus verschiedenen Quellen entgegen und bereitet sie entsprechend den Archiv­konventionen auf. Dies beinhaltet die Transformationen und Ergänzungen der angelieferten Metadaten, die Konvertierung der angelieferten Dokumente nach PDF/A-2 und das Zerteilen dieser Dokumente in einzelne Seiten. Angelieferte Dokumente werden im Batchverfahren abgearbeitet, um eine möglichst starke Entkoppelung der Fach­applikationen vom Archiv und dessen Verfügbarkeit zu erreichen.

Zur Konvertierung der PDF-Dokumente in das Lang­zeitarchivformat PDF/A-2, der Einbettung der Metadaten sowie der Validierung wurde der 3-Heights™ PDF to PDF/A Converter eingesetzt. Für das Zerlegen von PDFs in einzelne standardkonforme Seiten wurde zudem die PDF Merge Split Komponente über das JAVA API in die ECM.ip Lösung der Abraxas Informatik integriert.

Kundennutzen

Anstelle des bisherigen Papierprozesses werden die rund 155‘000 Steuererklärungen pro Jahr nach dem Eingang in den 80 Steuerämtern des Kantons Thurgau gesammelt und dem Scan-Center der DuMo Informatik zugeführt. Dort werden die Akten gescannt und die Bilder und Daten aufbereitet. Die Rohdaten (maschinell verarbeitete Bilder ohne manuelle Eingriffe) werden anschliessend in das PDF/A-2 Format konvertiert und mit einer digitalen Signatur für die Langzeitarchivierung bereitgestellt. Zu den Rohdaten werden für die elektronische Weiterverarbeitung sogenannte Nutzdaten der Steuererklärungen erstellt. Diese werden für die Bearbeitung im DMS (OS|ECM) optimiert und ebenfalls nach PDF/A-2 konvertiert. Zur Sicherstellung von Qualitäts- und Rechtssicherheitsaspekten prüft der PDF/A Validator, dass sämtliche ins DMS fliessende Dokumente die gewünschte Konformität erfüllen. Auch alle in der Fachapplikation EVA (elektronische Veranlagung) erstellten Dokumente werden nach ihrem Ausdruck für den Kunden über den PDF/A Konverter für das DMS der Kantonalen Steuer­verwaltung Thurgau aufbereitet.

Durch die umfassenden, elektronischen Dossiers ist die Bearbeitung unabhängig vom physischen Ort der Akten möglich. Veranlagungsexperten und Wertschriften­spezialisten der Steuer­verwaltung sowie Mitarbeitende der 80 Gemeindesteuerämter im Kanton TG (Total ca. 230 Personen) profitieren von zahlreichen Vorteilen dieser Applikation, wobei der Zugriff für weitere Personen­kreise in Planung ist. Die Steuerämter werden bei zunehmendem Aktenvolumen logistisch entlastet, Lageraufwände werden reduziert und die Auskunfts­bereitschaft wird dank schnellerem Aktenzugriff verbessert.
 

Papierlose, elektronische Dossierführung

Kundenstimmen

Mit der Hilfe von PDF Tools Komponenten konnten die aus verschiedenen Quellen angelieferten Dokumente mit überschaubarem Aufwand genau so aufbereitet werden, wie es gemäss den Archivkonventionen verlangt wurde. 

Roland Weber,
Projektleiter ECM.ip, Abraxas Informatik AG

Die kundenorientierte und kompetente Unterstützung der PDF Tools AG war uns im Projekt Full-Tax eine grosse Hilfe. Gemeinsam konnten optimale Prozesse für eine rechtssichere Langzeitarchivierung der digitalen Steuer­erklärungen gefunden werden. 

Fabian Dux, Projektleiter Full-Tax,
Kant. Steuerverwaltung Thurgau

Die sehr positiven Erkenntnisse aus dem Projekt Full-Tax haben gezeigt, dass wir auch bei der Umsetzung der eFisc auf die Komponenten der PDF Tools AG zurückgreifen wollen.

Roland Füllemann, Projektleiter eFisc,
Kant. Steuerverwaltung Thurgau


Die 3-Heights™ – Produktefamilie der PDF Tools AG steht ein für:
HIGH QUALITY – HIGH VOLUME – HIGH PERFORMANCE!


Integrator: Abraxas Informatik AG, Zürich, Schweiz (www.abraxas.ch)
Endkunde: Kantonale Steuerverwaltung Thurgau, Frauenfeld, Schweiz (www.steuerverwaltung.tg.ch)

Eingesetzte Produkte:
PDF Tools AG: 3-Heights™ PDF to PDF/A Converter,
3-Heights™ PDF Merge Split
Abraxas Informatik AG: ECM.ip, abx-tax.gov, abx-tax.pub

Download: Erfolgsgeschichte als PDF

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