Dr. Hans Bärfuss, Founder & CEO of PDF Tools AG

Artikel Information

Quelle: BIT, 2013-06

Autor: Dr. Hans Bärfuss

Publikation: BIT Magazin


Die Schlüsselrolle der elektronischen Unterschrift - Signatur bietet Sicherheit

Geschäftsdokumente haben eine große Bedeutung für jedes Unternehmen, da sie unter anderem der Erfüllung rechtlicher und regulatorischer Vorgaben und Auflagen Rechnung tragen. Dokumente werden auch zur Beweisführung bei Rechtsansprüchen herangezogen. Eine Herausforderung für die Archivare stellt sich dabei durch die Zunahme von digitalisierten Papierdokumenten und durch die Masse an elektronischen Dokumenten aus unterschiedlichsten digitalen Quellen.

Digitale Dokumente sind heute mit Geschäftsprozessen eng verbunden. Dabei spielt die elektronische Signatur eine Schlüsselrolle. Allerdings ist das Wissen darüber dünn gesät. Elektronische Signaturen erfüllen vier wesentliche Funktionen.

Ersatz der handschriftlichen Unterschrift: Die elektronische Signatur kann der Erfordernis der handschriftlichen Unterschrift ebenso gerecht werden wie die handschriftliche Unterschrift, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Integritätsschutz: Elektronische Signaturen haben einen „Versiegelungseffekt“ für digitale Dokumente.

Authentizität: Mit der elektronischen Signatur kann sichergestellt werden, dass die natürliche oder juristische Person identifiziert werden kann.

Autorisierung: Rechte und Befugnisse können im Zertifikat festgelegt und verwaltet, und damit der Person zugeordnet werden. Weder die elektronische Signatur noch ein spezifisches Dokumentenformat (PDF, TIFF) können verhindern, dass ein digitales Dokument mit technischen Mitteln ver- ändert werden kann. Aber die elektronische Signatur kann sicherstellen, dass die Veränderung jederzeit erkannt und nachvollziehbar wird. Damit kann der Beweiswert des digitalen Dokumentes in Verfahren wesentlich erhöht werden. Gemäß dem Bundesgesetz über die Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur gibt es vier Arten von Signaturen.

Der konkrete Einsatz von elektronischen Signaturen in Geschäftsprozessen hängt vom Einzelfall ab. Für die Erstellung von elektronischen Rechnungen wird beispielsweise eine qualifizierte Signatur benötigt. Es ist empfehlenswert, für signierte Dokumente das PDF/A Format zu verwenden und eine Signatur-Software einzusetzen, die allen Anforderungen bezüglich qualifizierter Signatur und Langzeitarchivierung gerecht wird.