4-Heights® Conversion Service – Flux de travail

Le Service de conversion 4-Heights® est un logiciel de conversion PDF destiné à automatiser le traitement des documents et propose donc des flux de travail pour différents cas d'utilisation. Le service de conversion peut être considéré comme une usine de conversion de documents comportant plusieurs lignes de production (flux de travail). Une ligne de production consiste en une série d'étapes de traitement (par exemple, validation, OCR, conversion, fusion, signature, etc.) La plupart des étapes peuvent être adaptées aux besoins individuels en configurant une ou plusieurs configurations (profils) pour chaque ligne de production. Un profil définit les étapes de traitement à activer et les options à utiliser. Conversion Service propose actuellement cinq flux de production : Archive PDF/A-2, Archive PDF/A-3, Conversion, Dossier et Facture. Les flux de travail sont disponibles dans toutes les éditions de Conversion Service.


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Flux de travail "Archive PDF/A-2"

Le flux de travail "Archive PDF/A-2" est un processus automatisé fiable permettant d'assurer une conversion de haute qualité de documents Office, d'images, d'archives ZIP, de courriers électroniques et de fichiers texte en PDF/A. Il comprend en outre la validation et la réparation de documents PDF, l'optimisation de fichiers, la possibilité de rechercher des documents par OCR, la fusion de fichiers PDF et la création de signatures numériques. Il permet également de joindre des fichiers. Toutes les étapes de traitement peuvent être configurées et combinées dans un flux de documents personnalisé.


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Flux de travail "Conversion"

Le flux de travail "Conversion" a été principalement conçu pour convertir des documents Office en PDF. Il est également possible de convertir des courriels, des archives ZIP, des images, des fichiers texte et des PDF existants. Pendant le traitement, les utilisateurs peuvent choisir d'optimiser la vitesse ou la taille des fichiers. L'OCR est disponible en tant qu'étape de traitement optionnelle.

Les utilisateurs choisissent le flux de travail "Conversion" si le résultat ne doit pas être un PDF/A, c'est-à-dire si le PDF ne doit pas être archivable. Dans les applications interactives où un utilisateur ou un système en aval attend le document converti, il est essentiel que la conversion PDF soit aussi rapide que possible. Un document de sortie aussi petit que possible présente d'énormes avantages lorsque la capacité de stockage est limitée, par exemple pour l'hébergement ou la transmission sur le web.


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Flux de travail "Dossier"

Le flux de travail "Dossier" est spécialement conçu pour compiler plusieurs documents PDF en un seul dossier. Il peut être utilisé pour convertir plusieurs documents Word en PDF ou un dossier PDF assemblé. Le flux de travail prend en charge la création de signets pour structurer le dossier. En outre, il génère et personnalise une table des matières cliquable sur la ou les premières pages du document assemblé. Des tampons de texte peuvent également être appliqués aux pages du dossier pour ajouter des en-têtes de document, des pieds de page, une numérotation des pages, des filigranes, etc.

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Flux de travail "Archive PDF/A-3"

Comme le flux de travail "Archive PDF/A-2" existant et plus rigoureux, "Archive PDF/A-3" est spécialement conçu pour préparer les documents à archiver et à se conformer à la norme PDF/A-3. Contrairement à Archive PDF/A-2, les documents sources, tels que docx, xlsx, pptx, ne doivent pas être convertis et peuvent toujours être joints au document de sortie résultant. C'est ainsi que les documents Office peuvent être archivés et conservés pour être utilisés ultérieurement comme modèles. En outre, vous pouvez convertir par lots des documents Word en PDF et joindre les fichiers d'origine. Si vous le souhaitez, les parties du document, comme les pièces jointes, peuvent être conservées dans leur format d'origine, par exemple des images, du XML ou des formats propriétaires.

Le flux de travail offre deux options de configuration : Le mode de conversion et le mode de collecte. Ces options précisent comment les différentes parties d'un document sont converties et comment elles sont combinées dans le document de sortie résultant.

Par exemple : un courrier électronique contenant un document Word et une image JPEG peut être converti au format PDF/A-3 de la manière suivante en utilisant les paramètres par défaut. Document principal PDF/A-3 contenant le corps du message et trois pièces jointes :

  • Document Word, converti en PDF/A-3, avec son fichier docx source en pièce jointe.
  • Une image JPEG est conservée dans le format source.
  • Rapport/journal résumant toutes les étapes réalisées au cours du processus de conversion.

Pour en savoir plus sur les [différences entre les normes PDF/A-2 et PDF/A-3] (@74).


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Flux de travail "Facture"

Comme son nom l'indique, ce flux de travail est spécifiquement spécifiquement conçu pour la création de factures. Le flux de travail "Facture" convertit les documents sources, qui contiennent la représentation visuelle de la facture, en PDF/A-3 et joint un ou plusieurs fichiers au résultat. Ce workflow combine tous les documents d'entrée d'une facture dans un seul fichier PDF/A-3.

  • Un dossier donne lieu à une facture
  • Le fichier principal contenant la représentation visuelle de la facture peut être un document Microsoft Word ou un document PDF existant.
  • Le flux de travail permet de joindre le XML correspondant lisible par une machine afin de créer des factures ZUGFeRD pour un traitement automatisé.
  • D'autres pièces jointes facultatives peuvent également être ajoutées pour justifier la facture ou fournir des informations supplémentaires, par exemple un relevé détaillé pour les factures de téléphone ou les données du compteur pour les factures d'électricité.
  • La conformité à la norme PDF/A-3 garantit la reproduction visuelle sans ambiguïté du document. En outre, la facture peut être signée numériquement afin de garantir son authenticité et son intégrité.

Veuillez consulter la page produit 4-Heights® Conversion Service pour obtenir de plus amples informations sur le logiciel de conversion PDF. Vous y trouverez également la documentation.