PDF Quality Gate à l'ère du numérique – assure la qualité de vos documents

Imaginez les scénarios suivants : les documents ne s’ouvrent plus, ne sont pas conformes, s’affichent mal ou sont modifiés involontairement en raison d’une protection insuffisante.

La raison en est que les entreprises ne travaillent pas seulement avec des documents provenant de leurs propres sources. Chaque jour, les entreprises avec leurs partenaires, leurs clients, les autorités publiques, etc. des documents qu’elles doivent traiter en plus des leurs.

Alors, comment garantir l’intégrité, la disponibilité et la valeur probante de ces documents tout au long de leur cycle de vie ? PDF Quality Gate est comme un interrupteur « check-in » et « check-out » pour les documents entrants et sortants au format PDF et PDF/A.

PDF Quality Gate assure la qualité des documents sur la base de trois critères :

• Il s’agit de documents PDF valides.

• Les documents respectent la norme ISO PDF/A.

• Les directives de l’entreprise sont respectées.

• Contrôle d’entrée : tous les documents provenant de l’extérieur de l’entreprise sont analysés et contrôlés dès leur réception (p. ex. par e-mail) afin de déterminer s’ils sont adaptés pour un traitement ultérieur. On s’assure ainsi que l’apparence visuelle du fichier est correcte et que les autres données qu’il contient ne sont pas corrompues.

• Réparation : les documents PDF peuvent être défectueux parce qu’ils ont été créés de manière incorrecte ou manipulés, parce que des erreurs sont survenues lors des transferts de fichiers ou parce que le système a planté – et pour bien d’autres raisons encore. Les défauts détectés automatiquement dans les documents sont réparés et les contenus perdus sont restaurés, dans la mesure du possible. Les contenus nuisibles et/ou non pertinents tels que la vidéo et l’audio sont supprimés.

• Optimisation : la résolution, les couleurs et les polices sont optimisées en fonction de l’utilisation souhaitée (archive, Web/e-mail, impression) afin de minimiser la taille du fichier.

• Conversion : tous les documents vérifiés, réparés et optimisés et sont convertis selon la norme PDF/A-2.

• Signature : ce processus permet de signer les documents en vue de l’archivage électronique à long terme, conformément à la norme PAdES.

Préparation et contrôle automatisés de la qualité

L’un des défis du records management consiste à standardiser des documents provenant de différentes sources internes et externes. L’échange de documents avec les clients et les partenaires commerciaux est généralement peu réglementé.

La forme et la qualité du courrier entrant sont déterminées à l’extérieur de l’entreprise et varient au gré des sources. Le processus destiné à contrôler les documents professionnels et, le cas échéant, à les améliorer pour satisfaire les standards de qualité en vigueur dans l’entreprise requiert un produit adéquat.

Pour une efficacité optimale, il convient de mettre en place un service central, accessible à partir des différents départements de l’entreprise et conçu pour fournir toujours le même niveau de qualité. PDF Quality Gate offre exactement ce service. Sa structure modulaire permet de définir des configurations distinctes selon les processus de l’entreprise.

Le principe général est toujours le même : une première étape consiste à valider que le document est conforme aux directives en vigueur. Si ce n’est pas le cas, une seconde étape vise à adapter le document pour qu’il respecte les directives. Le traitement des défauts est défini à un niveau central, par exemple si un document est illisible, ou s’il nécessite une signature électronique qui n’est pas présente ou pas valable.

• Créer : Dans le cas où les documents créés en interne par le back-office ou d’autres applications ne répondent pas aux critères de qualité de l’entreprise, PDF Quality Gate les corrige.

• Capturer : Les documents entrants en provenance de différents canaux sont standardisés. Une étape consiste à utiliser le résultat de la numérisation par scanner, afin de générer un document PDF/A conforme, avec une compression adéquate des images et la reconnaissance optique des caractères du texte. Les e-mails et leurs pièces jointes sont convertis en vue d’un traitement ultérieur ou de l’archivage dans le dossier client.

• Gérer : Après avoir compilé les dossiers à partir des différentes sources, PDF Quality Gate les optimise pour le traitement ultérieur.

• Livrer : Les documents sont préparés pour l’échange sécurisé. Cela peut inclure la signature électronique et l’horodatage.

• Conserver : Il s’agit de contrôler si le document à archiver répond aux directives d’archivage. La validité de la signature électronique est vérifiée. Si la signature manque, PDF Quality Gate peut insérer une signature pour l’archivage.

Les informations d’une entreprise se trouvent, pour une part, dans la mémoire des collaborateurs et, pour une autre part, dans des documents ou d’autres ressources persistantes. Pour beaucoup d’entreprises, les documents de nature commerciale sont un élément clé de nombreux processus. Il en résulte un impératif stratégique : garantir durablement la qualité des documents pris en charge dans le records management, à travers un Quality Gate commun à toute l’entreprise.

Les entreprises engagées dans la transition numérique connaissent cet impératif. Elles considèrent comme particulièrement intéressant le format PDF (Portable Document Format), devenu de facto un standard mondial en matière d’échange et d’archivage de documents.

Chaque jour, des pièces justificatives, des contrats, des dossiers, des cahiers des charges et bien d’autres documents sont créés, envoyés et reçus par voie numérique ou créés dans le centre de numérisation. On les traite, avant de les archiver à un certain moment. Parfois, il est nécessaire de réaccéder ultérieurement à certaines ressources pour répondre à la demande d’un client, effectuer un contrôle, des recherches d’ordre juridique ou un audit.

La mise en œuvre d’un Quality Gate au bon endroit permet d’éviter les difficultés indésirables. En effet, le Quality Gate a garanti en amont que la qualité des documents respectait bien les normes ISO et les exigences internes à l’entreprise telles que les directives d’archivage.

A l’inverse, les entreprises qui voient les documents comme de simples moyens techniques pour atteindre un objectif rencontrent parfois les complications ci-après :

• Disponibilité – L’annexe à un contrat que l’on a scannée il y a plusieurs années est impossible à retrouver car elle ne contient ni métadonnées, ni texte et ne peut pas être prise en compte par l’indexation.

• Exploitabilité – Un ancien cahier des charges encore valable est corrompu, voire illisible parce que les polices d’entreprise n’ont pas été incorporées dans le fichier et qu’elles ne sont plus disponibles à l’heure actuelle. Pire encore, certains documents sont impossibles à ouvrir car on ne se souvient plus du mot de passe.

• Intégrité – Un dossier a visiblement subi des modifications (par exemple, certaines pages sont absentes) mais il est impossible d’effectuer le suivi de ces modifications ou de les prouver.

• Authenticité – On ne peut identifier clairement l’auteur d’un écrit, la personne qui l’a approuvé ou la date d’approbation, ce qui en limite le caractère probant.

Faire l’économie d’une procédure standardisée et réglementaire concernant les documents PDF peut coûter cher à long terme. Il n’est pas simplement question de se conformer aux lois, prescriptions, réglementations sectorielles en usage et directives d’entreprise. La question centrale est plutôt que l’entreprise a un intérêt direct à s’assurer de la bonne qualité des données et de leur disponibilité immédiate – aujourd’hui et à l’avenir. Ces conditions sont seules à même de garantir une réactivité adéquate aux besoins des clients à l’ère numérique.

Véritable contrôle qualité ou pseudo-sécurité?

Ensuite, certains produits vont jusqu’à respecter la norme ISO 32000, ou au moins une partie de celle-ci. Ce sont généralement des produits professionnels qui prennent en charge une large gamme de documents. Mais eux aussi atteignent pratiquement tous leurs limites. C’est à l’étape du contrôle des éléments défaillants qu’ils s’avèrent insuffisants, étape pour laquelle la norme ISO 32000 renvoie à d’autres spécifications. Or, cela peut arriver avec presque tous les documents. Cela concerne les polices de caractères et les compressions d’images – deux éléments fondamentaux dans les PDF.

Les spécifications impliquées totalisent rapidement plusieurs milliers de pages. Cette complexité nécessiterait un processus de validation d’une tout autre ampleur. Dans le sens et l’esprit de la norme PDF/A, il conviendrait de valider ces éléments également dans le PDF car un document sans polices incorporées valables peut présenter de sévères défauts visuels. Pour des motifs de rentabilité et de faisabilité, la norme PDF/A n’exige pourtant pas explicitement la validation des spécifications citées. De ce fait, les éditeurs qui assument l’effort et les charges supplémentaires nécessaires font figure d’exception.

C’est là qu’intervient PDF Quality Gate de PDF Tools AG. Ce service franchit l’étape ultime et contrôle tous les aspects du document PDF/A. Quality Gate met en œuvre la visée originelle de la norme PDF/A de façon systématique. Il valide les documents par rapport aux exigences de la norme PDF/A, du format PDF et de toutes les spécifications subordonnées pertinentes. Il va encore plus loin en assurant le respect d’exigences spécifiques supplémentaires. Par exemple, il autorise uniquement les polices et les types d’annexe répertoriés dans une liste exclusive (avec PDF/A-2, seules les annexes PDF/A sont autorisées, avec PDF/A-3, toutes les annexes sont possibles). PDF Quality Gate prend donc en charge la mise en œuvre précise de toutes les exigences propres aux entreprises, aux processus ou aux secteurs, tout en garantissant le respect des normes internationales.

Le format PDF ou Portable Document Format est apparu en 1993. Depuis lors, le concept initial d’une simple feuille de papier numérique indépendante de toute plate-forme n’a cessé d’évoluer. Il a progressivement offert un éventail de possibilités et pris en charge les exigences sectorielles les plus variées.

La puissance du format lui-même, mais aussi la multiplicité des éditeurs de logiciels ont engendré la production d’innombrables documents, qui ne correspondent plus au concept initial du PDF. Quantité de documents sont devenus inappropriés aux processus métiers en raison de leur contenu ou de leur qualité, en particulier dans le domaine de l’archivage.

Le besoin d’une meilleure qualité a été reconnu et pris en charge par le format PDF/A. Le format PDF a ainsi donné lieu à une norme ISO qui élimine les contenus dynamiques ou préjudiciables, ou encore les dépendances vis à vis d’outils externes.

La norme PDF/A est basée sur le format PDF ou, plus précisément, PDF/A-1 (ISO 19005-1) est basée sur le format PDF-1.4 et PDF/A-2 (ISO 19005-2) repose sur le format PDF 1.7 (ISO 32000-1). PDF/A décrit les éléments obligatoires à ajouter au document PDF (par ex. les données à incorporer), ainsi que les caractéristiques interdites (par ex. la compression LZW (GIF) est interdite dans un document PDF/A). La spécification PDF/A-2 compte tout juste 38 pages. Au contraire, la norme ISO 32000-1 et la spécification PDF-1.4 occupent quelque 1000 pages.

De nombreux responsables de processus et de gestion documentaire réalisent souvent trop tard que les tests de qualité des différents produits ne présentent pas tous la même profondeur d’analyse. La plupart des produits disponibles dans le domaine PDF/A, en particulier pour la validation de documents, se contentent de se conformer aux 38 pages d’exigences de la seule spécification PDF/A. Il en résulte des produits avec des délais de mise sur le marché courts, qui remplissent à première vue l’objectif fixé et qui peuvent sembler très attrayants en termes de coût. Au premier test produit digne de ce nom, ils se révèlent toutefois réellement décevants.