Capture de documents centralisée grâce à la solution Scan2SAP

Exigences de l'application

Oerlikon avait installé des stations de numérisation dotées de logiciels spécialisés dans différents départements à travers le monde. Divers documents contenant des informations importantes pour l’entreprise y étaient numérisés. La collecte et le traitement de ces documents s’accompagnaient d’une lourde charge administrative pour chaque société. D’une part lors de la conduite du processus de numérisation, qui impliquait des étapes non prises en charge par la machine et nécessitait l’intervention de l’utilisateur. D’autre part lors de la maintenance des appareils et de l’administration régulière des logiciels des stations de numérisation. Une centralisation de la saisie à l’échelle de l’entreprise et une classification détaillée avec une transmission dans le monde entier se sont alors révélées nécessaires pour réduire les efforts déployés et accélérer les processus documentaires. Pour y parvenir, le développement d’une application simple, conviviale et acceptée à travers le globe est apparu comme essentiel. En plus de renforcer l’efficacité, celle-ci devait également offrir l’évolutivité et la convivialité nécessaires. BCB GmbH s’est alors mise à la recherche d’une solution fiable et compatible avec SAP. Après avoir examiné le produit 3-Heights® Scan to PDF Servers de PDF Tools AG et au terme d’une phase de test prometteuse, l’entreprise a finalement intégré la solution à l’environnement SAP d’Oerlikon.

Avantages pour le client

Grâce à ces processus simplifiés et automatisés, d’importantes économies peuvent être réalisées. Les stations de numérisation spécialisées individuelles sont supprimées et l’utilisateur n’a plus à se soucier de la présence éventuelle de pages recto verso dans la pile de factures, ni à faire pivoter ou à supprimer manuellement les pages vierges. Les documents sont lus sur une imprimante/un scanner multifonction traditionnel sans logiciel spécialisé, puis transférés vers l’e-mail correspondant. Avec les deux adresses e-mail utilisées pour la collecte, la saisie centrale des documents s’effectue en toute simplicité et est disponible dans le monde entier. La solution connaît actuellement un franc succès dans les domaines de la comptabilité fournisseurs, du contrôle de gestion, des achats et de la gestion des stocks. Les documents créés numériquement peuvent également être envoyés à la réception centralisée des factures. Dans ce cas, les textes peuvent être immédiatement visualisés via l’outil 3-Heights® PDF Extract, puis directement envoyés dans l’application de facturation de SAP, sans aucune étape intermédiaire. Ceci permet en outre d’économiser beaucoup de temps, car les e-mails des fournisseurs ne doivent plus être imprimés puis scannés de nouveau. La solution peut être facilement adaptée. Ainsi, d’autres sociétés d’Oerlikon peuvent être activées à tout moment et les processus répartis sur plusieurs serveurs PDF en cas de charge plus importante.

Réalisation

Dans un premier temps, deux points de collecte centraux ont été mis en place. À l’heure actuelle, deux cas d’utilisation sont couverts pour l’envoi de documents vers deux adresses e-mail SAP. D’un côté, la collecte et le traitement des factures et, de l’autre, l’archivage des documents importants pour l’entreprise dans son ensemble. En accédant à l’e-mail de SAP, la solution 3-Heights® Scan to PDF Servers de PDF Tools AG offre une séparation nette et automatique des pages, une reconnaissance du texte et une affectation structurée des documents. Le lancement de ce processus suit le principe du « Watched Folder ». Un dossier surveillé qui lance le processus et exécute les étapes prédéfinies pour chaque document entrant.  Un traitement par lots est également possible. Une facture numérisée est, dès son entrée dans SAP, affectée à l’entité comptable responsable au moyen de la reconnaissance optique de caractères, puis envoyée vers une application de facturation électronique dans SAP. Les documents à archiver doivent présenter un code-barres pour pouvoir être affectés aux objets correspondants et stockés dans SAP.