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Archivage PDF/A automatique et signature numérique chez ZFV Unternehmungen

Exigences de l'application

Les 17 hôtels Sorell Switzerland membres des ZFV Unternehmungen expédient des offres quotidiennes et transmettent leurs clôtures journalières sous forme imprimée et signée au siège. Les formalités administratives et coûts d’affranchissement et de toner étaient immenses.¬ La clôture quotidienne à elle seule comprenait 15 rapports de six pages pour chaque hôtel. S’y ajoutaient en plus par hôtel et par jour environ 20 à 25 offres, envoyées par voie postale.

La société ZFV Unternehmungen voulait minimiser ces dépenses, réduire la paperasse autant que possible et simplifier le traitement des signatures et l’archivage. Pour cela, l’entreprise avait besoin d’une solution au fonctionnement rapide et fiable et dont l’utilisation soit aussi simple que possible. Des études ont révélé que le 3 Heights™ Document Converter était le seul produit qui pouvait couvrir l’ensemble des besoins des ZFV Unternehmungen.

Réalisation

Le 3 Heights™ Document Converter fonctionne comme un agent indépendant au sein du réseau, où il surveille les registres préétablis (Watched Folder), traite les documents et les distribue aux bons endroits. Les services sont surveillés au moyen d’outils « Monitor Tools ». Puisque les fonctionnalités de MS Windows étaient données, les instructions d’utilisation pour les utilisateurs finaux ont pu être créées sans trop d’effort.

Avantages pour le client

Grâce à la nouvelle solution, les offres sont transmises par e mail d’un système tiers au 3 Heights™ Document Converter. Ces offres sont converties au format d’archivage à long terme PDF/A et signées avec un certificat électronique de SwissSign. Ensuite, les documents PDF peuvent être facilement transférés aux clients respectifs. De cette façon on assure que les offres puissent être lues par n’importe quel lecteur PDF.

Les clôtures journalières sont munies d’une signature numérique juridiquement valable et envoyées en format électronique au siège des ZFV Unternehmungen. En outre, l’ensemble du processus d’inventaire est traité par voie électronique. Les plus de 150 entreprises qui dépendent du siège, transmettent aussi leurs inventaires par voie électronique. La signature sert au contrôle et la conversion au format PDF/A garantit un archivage à long terme sécurisé et conforme à la norme ISO.

Un grand soulagement se fait sentir chez les collaborateurs au siège principal. Avec les droits d’utilisateur requis, tout le monde est en mesure d’accéder en toute simplicité aux documents pertinents pour elle/lui et il y a enfin à nouveau de l’espace dans les salles d’archives. La facilité de manipulation et de traitement permet aux ZFV-Unternehmungen et à leurs entreprises de gagner tous les mois près de 300 heures de travail.

Profil de l‘entreprise ZFV Group

Sise à Zurich, ZFV est une société d’hôtellerie et de gastronomie riche d’une longue tradition et présente dans toute la Suisse. Le groupe ZFV comprend des entreprises telles que Sorell Hotels Switzerland, différents restaurants publics, de nombreux restaurants de personnel, des cantines d’écoles et restaurants universitaires ainsi que la boulangerie-pâtisserie zurichoise Kleiner. ZFV compte plus de 2500 collaborateurs répartis sur plus de 150 entreprises.

Profil de l‘entreprise SwissSign

As a worldwide recognized Certificate Service Provider (CSP), SwissSign offers high-quality certificates for individuals, organizations and machines. This includes Standard SSL, Wildcard SSL, UCC/SAN SSL and EV SSL certificates as well as email certificates. These products are available both from the SwissSign Webshop (www.swisssign.com/shop) and as customized Managed PKI solutions.

Logo ZFV Group Logo swissign

Témoignage du client

« Nous avons examiné de nombreux outils PDF et sommes contents d’avoir opté pour le 3 Heights™ Document Converter. Cette solution professionnelle nous soutient de façon optimale dans notre activité quotidienne et réduit significativement le temps nécessaire pour la transmission des données. »

Gérard Korda,
Chef de support IT, développeur de systèmes, ZFV Group

« Les partenaires PDF Tools AG et SwissSign se complètent parfaitement : les conseils et logiciels de PDF Tools AG associés aux certificats de SwissSign offrent aux ZFV-Unternehmungen un excellent package complet, qui répond aux exigences légales et réduit les temps de traitement internes chez ZFV Unternehmungen. »

Ingolf Rauh,
Head of Product Management, SwissSign