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Archivage numérique conforme dans la solution AD ACTA de PostFinance

Exigences de l'application

Dans le cadre du renouvellement de l’infrastructure d’archivage, PostFinance a décidé de développer « AD ACTA », un système d’archivage numérique des documents internes qui n’entretiennent aucun rapport direct avec les prestations offertes.

AD ACTA sert à archiver, consigner, partager et rechercher des documents internes et son utilisation concerne les documents pour lesquels il existe une obligation légale d’archivage et/ou des documents sensibles pour l’activité commerciale. La solution garantit ainsi un archivage numérique et conforme aux directives légales et satisfait les critères réglementaires de ce prestataire financier en termes de gestion et d’archivage.

Le critère principal imposé au logiciel de conversion est une conversion aussi parfaite que possible au format PDF/A et la validation des documents. La fiabilité du 3-Heights™ Document Converter pendant la phase de test et le succès des nombreuses installations dans de grandes entreprises de renom ont convaincu les responsables de PostFinance.

Réalisation

AD ACTA se base essentiellement sur SharePoint, EMC Celerra et 3-Heights™ Document Converter. L’archivage des documents internes est lancé par la publication d’une version principale dans SharePoint. Une tâche de distribution convertit le document au format PDF/A et le livre à la plate-forme de stockage EMC Celerra.

Avantages pour le client

L’intégration de 3-Heights™ Document Converter garantit un archivage électronique conforme des documents internes, tels que les protocoles, les notes, les directives, les contrats de partenaire, etc., créés et gérés avec des applications de bureautique. Auparavant, l’archivage de ces documents n’était possible que sur microfilm ou avec un support physique.

Aujourd’hui, près de 250 collaborateurs utilisent la solution d’archivage AD ACTA et le service des archives peut à tout moment accéder aux documents archivés. En termes de qualité de la conversion PDF/A, 3-Heights™ Document Converter s’est avéré être une solution fiable pour une utilisation quotidienne.

Profil de l‘entreprise PostFinance SA

PostFinance est une division autonome de la Poste Suisse. Depuis le milieu des années 90, elle est passée du statut de numéro un des opérations de paiement en Suisse pour se constituer en établissement bancaire à part entière. PostFinance compte 3 millions de clientes et clients et le volume d’actifs en gestion s’élève à 110 milliards de francs. Elle est la troisième plus grande banque suisse, principalement présente sur les marchés partiels Paiement et Epargne. Cependant, elle offre également des produits simples et économiques dans les domaines de l’investissement, du financement et de la prévoyance. En raison de l’évolution de l’entreprise, PostFinance a doublé ses effectifs et emploie aujourd’hui près de 4000 personnes.

Logo PostFinance

Témoignage du client

« Compte tenu de l’importance des critères réglementaires dans notre projet, nous avons tenu, pour la mise en place et l’exploitation du projet, à trouver un partenaire digne de confiance et fiable qui connaisse les besoins de la finance et qui est capable de développer la gamme de produits. Le soutien a été exemplaire et les collaborateurs ont été très compétents. Ils ont toujours su répondre rapidement à nos requêtes, avec une nette orientation client et avec un niveau de compétences très élevé. Le produit satisfait nos critères et une documentation de qualité a été mise à notre disposition.  »

Michael Rumpf,
responsable de l’archivage, PostFinance SA