ZUGFeRD – Standard für elektronische Rechnungen im PDF/A-Format

Verschicken Sie Rechnungen an Ihre Geschäftspartner noch auf Papier? Dann sind Sie nicht mehr lange in guter Gesellschaft: Weltweit gelangen heute zwar noch 90 Prozent aller Rechnungen auf dem Postweg an die Empfänger. Doch Experten rechnen damit, dass Mitte der 2020er-Jahre elektronische Rechnungen den Löwenanteil ausmachen werden.

Datenformate für elektronische Rechnungen gibt es zu Hauf. Höchste Zeit für die Standardisierung. Im deutschen Sprachraum hat sich der Standard ZUGFeRD zunehmend etabliert. 

ZUGFeRD-Rechnungen basieren auf dem ISO-Standard PDF/A und kombinieren maschinen- und menschenlesbare Daten im gleichen Dokument. So ist es möglich, die Rechnungen nach Wahl von Hand oder mit automatisierten Prozessen zu verarbeiten.

Auch die EU hat erkannt, dass es ein Standardformat für elektronische Rechnungen braucht und hat dafür die europäische Norm EN 16931 geschaffen. Die neue ZUGFeRD-Version 2.0 erfüllt die Vorgaben dieser Norm vollumfänglich. Und das Beste: Auch ZUGFeRD 2.0 ist in der Handhabung genauso unkompliziert wie die bisherige Version.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

ZUGFeRD basiert auf dem ISO-Standard PDF/A, der speziell für die Langzeitarchivierung konzipiert wurde. Dies kommt der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht von Geschäftsdokumenten entgegen. PDF/A garantiert, dass die Bilddarstellung einer Rechnung dauerhaft erhalten bleibt.

Um elektronische Rechnungen automatisiert zu verarbeiten, genügt die Bilddarstellung allein nicht. Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält deshalb die Rechnungsinformationen zusätzlich im maschinenlesbaren XML-Format. Dabei kommt der Normteil 3 von PDF/A zum Einsatz (PDF/A-3): Diese Erweiterung erlaubt, strukturierte XML-Daten in die PDF/A-Datei einzubetten. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist somit immer ein hybrides Dokument, eine PDF-Datei mit integrierten XML-Daten. PDF kann der Mensch bequem lesen, XML garantiert die Maschinenlesbarkeit.

Was ist ZUGFeRD 2.0?

Der Auslöser für die Revision von ZUGFeRD war die im Juni 2017 veröffentlichte europäische Norm EN 16931. Das Ziel dieser EU-Norm: Der elektronische Rechnungsaustausch soll europaweit vereinheitlicht und rechtlich sichergestellt werden. Im Auge hat die EU dabei vor allem die Prozesse in der öffentlichen Verwaltung und die korrekte Besteuerung. Ein europaweit anerkannter Standard für elektronische Rechnungen unterstützt jedoch auch den B2B-Verkehr ganz allgemein. Denn damit werden Versand, Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen genauso einfach wie bisher mit Rechnungen auf Papier – oder besser: dank automatisierten Prozessen noch einfacher.

Der bisherige ZUGFeRD-Standard musste auf die neue Norm angepasst werden. ZUGFeRD 2.0, international Factur-X genannt, entstand im Rahmen der deutsch-französischen Digitalen Agenda und erfüllt alle Anforderungen von EN 16931. Die neue ZUGFeRD-Version basiert ebenfalls auf PDF/A-3.

Was heisst ZUGFeRD 2.0 konkret?

Die Erstellung und der Austausch von ZUGFeRD-Rechnungen bleiben so unkompliziert wie bisher. Manche Business-Software- und Archivlösungen unterstützen den Standard bereits. Für die Übermittlung schreibt ZUGFeRD kein bestimmtes Verfahren vor. Eine E-Invoicing-Plattform braucht es somit nicht unbedingt: PDF/A-Dokumente können ganz einfach per E-Mail verschickt werden. Wichtig ist, dass die Dokumente dem Standard voll entsprechen. Es empfiehlt sich, dazu ein Werkzeug wie den 3 Heights™ PDF Validator von PDF Tools AG einzusetzen.

In der Schweiz geht dies seit Anfang 2018 noch unkomplizierter. Mit der Aufhebung der Regelung ElDI-V und der Einführung der Beweismittelfreiheit im neuen Mehrwertsteuergesetz ist für den Versand von mehrwertsteuerkonformen PDF-Rechnungen neu keine digitale Signatur der E-Mails mehr nötig. Eine ordnungsgemässe Buchführung genügt, um den Ursprung und die Integrität einer Rechnung nachzuweisen. Das kommt besonders kleinen und kleinsten Unternehmen entgegen.

Die digitale Signatur der ZUGFeRD-Dokumente selbst bleibt jedoch wichtig. Nur digital signierte Rechnungen sind manipulationssicher und genügen den gesetzlichen Anforderungen für die Langzeitarchivierung. PDF/A-3 unterstützt Signaturen gemäss den ETSI/EN-Standards, darunter PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures). PAdES gewährleistet, dass ein signiertes Dokument lange gültig bleibt (Long-term Validation), selbst wenn die zugrundeliegenden Algorithmen gebrochen sind. Damit lassen sich auch die anspruchsvollsten Compliance-Anforderungen erfüllen.

Was bedeutet ZUGFeRD 2.0 für Europa?

ZUGFeRD 2.0 beziehungsweise Factur-X ist ein Paket mit mehreren Profilen. Das Profil «EN 16931» löst das ZUGFeRD-1.0-Profil «Comfort» ab und entspricht vollständig der EU-Norm, die jedoch nur die Kernelemente einer Rechnung definiert. Mit dem Profil «Extended» können in einer elektronischen Rechnung zusätzliche Angaben erfasst werden, etwa nach Branche oder nach gesetzlichen Vorgaben. Darüber hinaus wurden zwei weitere Profile für kleinere Lieferanten definiert, «Basic» und «Basic WL».

ZUGFeRD eignet sich für Organisationen aller Grössen und erhält als Factur-X dank der EN-16931-Konformität eine erweiterte, internationale Bedeutung. Das Profil «EN 16931» wird von allen europäischen Verwaltungen anerkannt. Die engste Verbindung besteht zwischen Deutschland und Frankreich: Öffentliche Verwaltungen, die an das E-Rechnungs-Portal Chorus angeschlossen sind, akzeptieren auch die anderen Profile. Ab November 2018 werden E-Rechnungen im B2G-Verkehr in der EU übrigens zur Pflicht.

ZUGFeRD 2.0 setzt zudem auf dem globalen Standard UN/CEFACT XML in der Ausprägung Cross Industry Invoice auf. Für ZUGFeRD 2.0 könnten sich damit künftig sogar weltweite Perspektiven ergeben.

Wie steht es weltweit um die E-Rechnung?

Je nach Kontinent und Land werden elektronische Rechnungen in höchst unterschiedlichem Mass genutzt. Die «Studie E-Rechnung 2017» des Ostschweizer Dienstleisters Billentis zeigt ein Spektrum zwischen «Leadern» und «Zögerern». Die höchste E-Rechnungs-Marktreife findet sich demnach in Skandinavien, Mittel- und Südamerika. Europa, Nordamerika und Australien bilden den Durchschnitt. Asiatische Länder «entwickeln sich» noch.

Interessant auch der unterschiedliche Fokus: In Nordamerika sind vor allem grosse und mittlere Unternehmen daran, ihre Debitoren- und Kreditorenprozesse durch E-Rechnungen zu optimieren. Dabei kommen über 15 verschiedene Formate mit mehr als 40 Unterformaten zum Einsatz – die Interoperabilität bleibt auf der Strecke. Das PDF/A-Format ist ausserhalb der Pharmaindustrie in den USA noch wenig verbreitet. Auch eine einheitliche E-Invoicing-Plattform für den B2G-Verkehr zwischen Unternehmen und Behörden ist zwar geplant, konnte aber noch nicht realisiert werden.

Ganz anders Lateinamerika: Mit dem Ziel, Steuerhinterziehung zu bekämpfen, haben die Finanzministerien mehrerer Länder E-Invoicing-Plattformen geschaffen. Rechnungssteller und Rechnungsempfänger müssen Rechnungsdaten an die Steuerbehörden übermitteln, wo sie sofort validiert werden.

Ein Beispiel aus Asien ist Singapur: Dort ist der Staat daran, ein E-Invoicing-Framework aufzubauen, mit dem Unternehmen ihre Rechnungen leichter austauschen, die Effizienz erhöhen und Kosten sparen sollen. Auch Hong Kong, Taiwan und Südkorea gehören zu den asiatischen E-Rechnungs-Leadern. In manchen anderen asiatischen Ländern dagegen sind papierlose B2B-Rechnungen bisher nicht oder nur mit spezieller Genehmigung der Steuerbehörden erlaubt.

Wie unterstützt die PDF Tools AG die elektronische Rechnung?

PDF Tools AG bietet mit ihrer 3-Heights-Produktelinie ideale Werkzeuge für das Erstellen und Prüfen ZUGFeRD-konformer Dokumente:

ZUGFeRD-Erstellen

ZUGFeRD-Prüfen

ZUGFeRD-Extrahieren

Was muss man beachten?

  • Elektronische Rechnungen unterliegen in der Regel der Aufbewahrungspflicht. Sie müssen, wie andere geschäftsrelevante elektronische Dokumente, digital archiviert werden.
  • Verwenden Sie für das Erstellen von ZUGFeRD konformen Rechnungen nur Software, welche die geforderten Normen einhält.
  • Prüfen Sie vor dem Archivieren mit Hilfe eines geeigneten Validators, ob die elektronische Rechnung konform mit den Normen ist.

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Fachartikel

  • ZUGFeRD – Der neue Standard für elektronische Rechnungen

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