PDF Quality Gate – sichert die Qualität Ihrer Dokumente

Die Sicherstellung der Dokumentenqualität – im Speziellen für den Austausch und die digitale Archivierung - ist “lebenswichtig” für Unternehmen. Speziell, wenn die entsprechenden Schriftstücke eines Tages für einen Audit oder rechtliche Fragen benötigt werden.

Für diesen Zweck wurde das PDF Quality Gate entwickelt.

Man stelle sich folgende Szenarien vor: Dokumente lassen sich nicht mehr öffnen, sind nicht konform, werden falsch dargestellt oder durch unzureichenden Schutz ungewollt verändert. Ursache dafür ist, dass Unternehmen nicht nur mit Dokumenten aus eigenen Quellen arbeiten. 

Täglich kommen durch den Austausch mit Partnern, Kunden, öffentlichen Stellen etc. zusätzliche Dokumente hinzu, welche weiterverarbeitet werden müssen. 

Wie also stellt man die Integrität, Verfügbarkeit und Beweiskraft dieser Dokumente über den gesamten Lebenszyklus sicher? Das PDF Quality Gate ist wie ein „Check-in“- und „Check-out“-Schalter für ein-und ausgehende Dokumente im PDF und PDF/A Format.

Der PDF Quality Gate sichert die Qualität von Dokumenten anhand von drei Kriterien:

  • ob es sich um gültige PDF-Dokumente handelt
  • ob sie dem PDF/A-ISO-Standard entsprechen
  • ob die  Unternehmensrichtlinien eingehalten sind

Qualitätssicherung – Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Kein Unternehmen kommt heute ohne den elektronischen Dokumentenaustausch aus. Und jedes muss sich bezüglich geschäftsrelevanter Informationen an gesetzliche Bestimmungen halten, bezüglich des Umgangs und der elektronischen Archivierung. Gesetze, Vorschriften und Infrastrukturen kommen den neuen Entwicklungen und Anforderungen kaum noch hinterher. 

Trotzdem oder genau deshalb ist es wichtiger denn je, dass man die Kontrolle nicht verliert und die Vorschriften systematisch umsetzt. Hinzu kommen ggf. noch branchen- und unternehmensspezifische Regelungen, deren Einhaltung ebenfalls überprüft werden muss.

PDF Tools AG bietet mit dem PDF Quality Gate ein Framework, welches sich den spezifischen Anforderungen an die Dokumentenkontrolle individuell anpasst. 

Die 3-Heights™ Komponenten bieten eine Vielzahl von Funktionalitäten, mit denen sich ein individueller „Baukasten“ konstruieren lässt, der folgende Anwendungsbereiche im PDF Quality Gate abbilden kann.

  • Eingangskontrolle: sämtliche Dokumente, welche von ausserhalb des Unternehmens erzeugt wurden, werden beim Eingang (z.B. E-Mail) analysiert und kontrolliert, ob diese für eine Weiterverarbeitung geeignet sind. Es wird sichergestellt, dass das visuelle Erscheinungsbild der Datei korrekt und andere darin enthaltene Daten nicht beschädigt sind.

  • Reparatur: Inkorrekte PDF Erstellung, Manipulation, fehlerhafte Datei-Übertragungen, Systemabstürze und vieles mehr können fehlerhafte PDF Dokumente zum Ergebnis haben. Die automatisch erkannten Defekte in den Dokumenten werden repariert und verlorene Inhalte – soweit möglich - wieder hergestellt. Schädliche Inhalte und / oder nicht relevante Inhalte wie Video und Ton werden entfernt.

  • Optimierung: Auflösung, Farben und Schriften werden dem gewünschten Einsatz entsprechend optimiert (Archiv, Web/E-Mail, Print) so dass die Dateigrösse minimiert wird.

  • Konvertierung: sämtliche überprüften, reparierten und optimierten Dokumente, welche für das digitale Archiv aufbereitet wurden, werden in den PDF/A-2 Standard umgewandelt.

  • Signierung: signiert die Dokumente fürs elektronische Langzeitarchiv dem PAdES-Standard entsprechend.

Benchmark – Durchsatz von PDF und PDF/A-Dokumenten im PDF Quality Gate*

  • Quality Gate: 700 pages/sec
  • Conversion to PDF/A-2b: 240 pages/sec
  • Conversion to image-based PDF: 45 pages/sec
  • Optimization for web: 240 pages/sec
  • Optimization for print: 400 pages/sec

Die folgenden Zahlen wurden auf einem Windows 10 Rechner, Intel® Core™ i7-2600 CPU mit 4 Kernen und 16GB RAM ermittelt. Sie schließen die Zeit aus, die benötigt wird, um Dateien über das Netzwerk an einen Webservice zu senden. Alle Zahlen hängen stark von der Komplexität der Eingabedateien ab.

Das Framework des PDF Quality Gate kann individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und sagen Sie uns, was Sie von Ihrem PDF Quality Gate erwarten. Sie können unsere Produkte auch punktuell für einzelne Verarbeitungsschritte einsetzen wie z.B. die Optimierung einsetzen. Wir beraten Sie gerne persönlich.

Kunden, welche mit unseren Produkten die Qualität ihrer Dokumente sicherstellen


Logo ARAG
Logo VolkswagenStiftung
Logo BRZ
Logo die Mobiliar
Logo Fineprint

Wir bieten ein breit gefächertes Spektrum an Komponenten und Lösungen für den professionellen Einsatz an. Gerne unterstützen wir Sie, beantworten ihre Fragen und lassen ihnen zusätzliche Informationen zukommen, damit wir Ihnen zum Schluss ein auf ihre Bedürfnisse und Anforderungen entsprechendes Angebot unterbreiten können.

N.B.: Wenn Sie sich bei der optionalen Registration für eine Evaluationslizenz anmelden, erhalten Sie für die Dauer der Testphase kostenlosen Support direkt von unseren Entwicklern.