Dr. Hans Bärfuss, Founder & CEO of PDF Tools AG

Artikel Information

Quelle: BIT, 2012-04

Autor: Dr. Hans Bärfuss

Publikation: BIT Magazin


Erfahrungen von Kunden mit PDF/A-Projekten: Effizienz und Sicherheit

PDF/A ist heute das Standardformat für die elektronische Archivierung von Dokumenten in Europa. Doch welchen konkreten Nutzen haben diejenigen Unternehmen, die PDF/A in ihre Arbeitsprozesse integriert haben? War PDF/A die richtige Entscheidung? Zwei Kunden des schweizerischen PDF/A-Pioniers PDF Tools berichten von ihren Projekten.

Als der PDF/A Standard im Herbst des Jahres 2005 von ISO publiziert wurde, glaubten seine Initiatoren fest daran, nun endlich das digitale Papierformat für die elektronische Archivierung gefunden zu haben. Sie hofften, dass sich der Standard rasch etablieren möge. Aber damals wussten nur wenige Experten und Begeisterte davon, und es brauchte viel Zeit und Einsatz von Freiwilligen, um den Standard einem breiten Publikum bekannt und zugänglich zu machen. In diesem Jahr, nach sieben Jahren PDF/A-Erfolgsgeschichte, erscheint bereits der dritte Teil des Standards. Fast jeder IT-Verantwortliche in Europa weiß nun, dass PDF/A das Standardformat für die elektronische Archivierung von Dokumenten geworden ist. Nicht zuletzt deshalb, weil Geschichten über erfolgreich umgesetzte PDF/A-Projekte im Gespräch sind. Was sagen jedoch die Kunden selbst zu ihren Erfahrungen und zu ihrem Nutzen?

Signatur inklusive

Frank Gronenborn, ARAG IT: „Die ARAG, das größte Familienunternehmen unter den deutschen Versicherungen, zählt weltweit zu den größten Rechtsschutzanbietern.

Früher wurden elektronische Versicherungsanträge als herkömmliches PDF-Dokument übermittelt, was eine gesonderte eigenhändige Unterschrift auf Papier erforderlich machte. Mit der Einführung des Signatur-Pads und dem Wechsel auf PDF/A wurde dieser Prozess vereinfacht. Heute gibt es nur noch ein einzelnes PDF/A-Dokument, welches auch die Unterschrift beinhaltet. ARAG erhält die Gewissheit, dass die archivierten PDF-Dokumente dem PDF/A-ISO-Standard entsprechen und so der Langzeitarchivierung zugeführt werden können. Durch die Umsetzung dieses Projektes erfolgt die Antragsannahme und Abwicklung der Versicherungsanträge zeitgemäß und mit geringerem Aufwand.“

Handling vereinfacht

Georg Brünig, Volkswagen-Stiftung: „Anders als ihr Name vermuten lässt, ist die Volkswagen-Stiftung keine Unternehmensstiftung, sondern eine eigenständige, gemeinnützige Stiftung privaten Rechts mit Sitz in Hannover. Mit der Einführung des ISO-Standardformates PDF/A für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente setzt die VolkswagenStiftung auf einen international anerkannten Standard, der speziell auf Archivierungsanforderungen zugeschnitten ist. Durch diese Maßnahmen hat sich für die Mitarbeiter der Volkswagen-Stiftung das Handling ihres Archivsystems wesentlich verbessert. Im ersten Betriebsjahr wurden auf diese Weise bereits rund 1,2 Millionen Seiten verarbeitet – Tendenz steigend.“

An dieser Stelle ließen sich noch viele andere Meinungen wiedergeben. Im Wesentlichen stehen aber immer Effizienzgewinn und Rechtssicherheit im Vordergrund.

Rechtssicherheit

PDF/A wird laufend weiterentwickelt und den aktuellen Bedürfnissen angepasst. Der Standard ermöglicht vielen Unternehmen in unterschiedlichsten Branchen, den wachsenden Anforderungen an eine sichere digitale Archivierung gerecht zu werden und auch langfristig jederzeit auf die Dokumente zugreifen zu können. Durch eine seriöse Vorbereitung und die Einbindung von Experten im Bereich von PDF/A steht der Umsetzung eines erfolgreichen digitalen Archivierungsprojektes nichts im Wege.