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PDF/A-3 Übersicht – PDF/A-2 vs PDF/A-3

 

PDF & PDF/A know-how Picture 

Für die Langzeitarchivierung von PDF Dokumenten hat sich der ISO Standard PDF/A seit seiner Freigabe im Herbst 2005 weltweit durchgesetzt. Der erste Teil des Standards basiert auf der PDF Version 1.4 und enthält eine Reihe von Regeln, wie der Sicherstellung der eindeutigen visuellen Reproduzierbarkeit von PDF Dokumenten, der Unabhängigkeit von der Anzeige- und Drucktechnologie oder der Verfügbarkeit von PDF Dokumenten für Personen mit eingeschränktem Sehvermögen.

Im Juli 2011 folgte der um zusätzliche Funktionen erweiterte ISO Standard PDF/A-2 (ISO 19005-2). Diese Funktionen wurden erst aufgrund späterer PDF Versionen (bis und mit PDF Version 1.7) möglich. Dieser erweiterte PDF Standard basiert nicht mehr auf einer PDF Version von Adobe, sondern auf dem ISO Standard 32000-1 (PDF 1.7).

Im Oktober 2012 ist nun vom ISO Komitee bereits die dritte Ausgabe des Standards (ISO 19005-3) freigegeben worden mit der offiziellen Bezeichnung:

 
"Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 3: Use of ISO 32000-1 with support for embedded files (PDF/A-3)"

 
Er basiert wie bereits PDF/A-2 auf ISO 32000-1 (PDF 1.7). Entsprechend zu PDF/A-2 definiert der Standard PDF/A-3 drei Konformitätsgrade:

  • PDF/A-3a
    bezieht sich auf die Barrierefreiheit („Accessibility“)
     
  • PDF/A-3b
    bezieht sich auf die visuelle Integrität, d.h. dauerhaft identische Darstellung des Dokumentes.
     
  • PDF/A-3u
    vereinfacht die Durchsuchbarkeit von Texten und das Kopieren von Unicode Text für digital erzeugte PDF Dokumente und solche, welche mit optischer Zeichenerkennung (OCR) gescannt wurden.
     

Wo liegt der Unterschied zwischen PDF/A-2 und PDF/A-3?

PDF/A-3 beinhaltet nur eine zwar notwendige, jedoch umstrittene Änderung: In PDF/A-2 war es bereits möglich PDF/A konforme Dokumente in Form von Anhängen einzubetten. PDF/A-3 ermöglicht jedoch erstmals die Einbettung beliebiger Dokumentenformate, wie Excel-, Word-, HTML-, CAD- oder XML-Dateien.

Die Puristen unter den Experten sind der Ansicht, dass diese Neuerung dem ursprünglichen Gedanken der PDF/A-Norm widerspricht. Die Pragmatiker aus Unternehmen verschiedenster Branchen, wie beispielsweise der Pharmazeutischen Industrie oder dem Finanz- und Bankensektor, haben jedoch das konkrete Bedürfnis, das ursprüngliche Dateiformat, zusammen mit den konvertierten PDF/A-Dateien aufzubewahren. Zusammengehörende Dateien werden in einer «Collection» gesammelt. Dies ist ein Konstrukt, welches schon seit PDF/A-2 bekannt ist. Eine typische Anwendung ist die Archivierung von E-Mails und dessen Anhängen, welche aus den unterschiedlichsten Dateiformaten bestehen können.

Der Standard sichert nur die Wiedergabe von PDF/A-Dokumenten mit einem konformen Betrachter zu. Sollen nicht-konforme, eingebettete Dokumente wiedergegeben werden, wird dieser Prozess durch eine separate Aktion mit den Werkzeugen ausgelöst, welche die enthaltenen Dokumentenformate auf ihre Weise unterstützen.

Welches PDF/A Format ist das Richtige?

PDF/A-3 sollte nur dann verwendet werden, wenn die Einbettung von Dokumenten geplant ist, welche selbst nicht PDF/A-konform sind. Ansonsten ist PDF/A-2 die richtige Wahl, da damit gleich klar wird, dass keine anderen Formate eingebettet sind. Wird aber der Funktionsumfang von PDF/A-2 nicht benötigt, dann ist auch PDF/A-1 immer noch gut genug. Bestehende Archive müssen nach wie vor nicht migriert werden, da ein PDF/A-3 konformer Betrachter alle PDF/A konformen Dateien wiedergeben kann.

Fazit

PDF/A-3 realisiert ein wesentliches Bedürfnis der Anwender, nämlich die Möglichkeit zur Einbettung von Dateiformaten, welche selbst nicht PDF/A-konform sind. Da diese Neuerung sowohl gewünscht als auch umstritten ist, ist es die einzige Änderung zu PDF/A-2. Damit bleibt dem Anwender die Wahl zwischen einer reinen PDF/A-Sammlung und einer gemischten, welche sich einfach über das Etikett «PDF/A-3» erkennen lässt.

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